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Cómo agregar una firma de correo electrónico profesional en Outlook.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Si eres un usuario frecuente de correo electrónico, probablemente hayas visto correos de compañeros de trabajo, colegas, amigos o familiares que tienen una firma al final. Puede incluir su nombre, número de teléfono, cargo y otra información pertinente. Una firma puede hacer que un correo electrónico se vea extremadamente profesional.

Aunque la mayoría de las comunicaciones electrónicas ahora se realizan en forma de mensajes instantáneos, mensajes de texto, video chat o redes sociales, el correo electrónico todavía se utiliza ampliamente en el mundo empresarial. Por esta razón, es fundamental tener una marca con aspecto profesional que se destaque y permita a los demás saber con quién están comunicándose.

Agregar firma de Outlook

¿Eres usuario de Outlook? Crear una firma de correo electrónico en Microsoft Outlook es bastante sencillo; se puede hacer en solo unos minutos.

Si ya tienes una y has olvidado cómo cambiarla, te mostraremos cómo hacerlo. Veamos cómo agregar o modificar tu firma de correo electrónico. Después de eso, hemos incluido algunas notas sobre cómo hacer que se vea profesional.

Agregar una firma en Microsoft Outlook

Agregar una firma en Outlook es un proceso bastante sencillo. Lo haremos en la versión web de Outlook, pero también se puede hacer utilizando pasos casi idénticos dentro de la aplicación Outlook. Las capturas de pantalla en este artículo son de la versión web de Outlook.

Paso 1: Iniciar sesión en Microsoft Outlook

Inicie sesión en Microsoft Outlook.

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Paso 2: Abrir la configuración de Outlook

Abra la configuración de su cuenta. Haga esto haciendo clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha de su navegador.

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Paso 3: Haz clic en «Ver todas las configuraciones de Outlook»

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Paso 4: Haz clic en Correo – Redactar y responder

En el menú de configuración, haga clic en «Correo» y luego en «Redactar y responder». En la parte superior de la ventana, en el lado derecho de la pantalla, debería ver de inmediato la sección «Firma de correo electrónico».

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Paso 5: Agrega la información de tu firma

Agrega todo lo que deseas que aparezca en tu firma. Consulta la sección a continuación sobre cómo asegurarte de que se vea profesional.

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Puedes cambiar las fuentes y utilizar otras opciones estándar de formato de texto. También es posible agregar imágenes si lo deseas.

Paso 6: Selecciona opciones

Selecciona opciones para determinar cuándo se debe usar la firma. Puede incluirse en nuevos mensajes y en mensajes a los que respondas o reenvíes.

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Paso 7: Guarda tus cambios

No olvides hacer clic en el botón «Guardar» en la esquina inferior derecha. Una vez que guardes, habrás terminado; deberías tener una firma profesional y agradable en tus correos electrónicos.

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Actualiza tu firma de Microsoft Outlook

Si no estás satisfecho con el aspecto de tu nueva firma, no te preocupes. Es fácil editarla. También es común necesitar hacer cambios cuando cambia la información de contacto, recibes un nuevo título de trabajo o simplemente quieres mejorarla un poco.

Para actualizarla, simplemente sigue los mismos pasos que se utilizaron para crear la nueva. Cuando llegues a la sección de firma de la configuración (paso 4), haz clic en la ventana de texto del lado derecho y luego edita el cuadro de texto para que se vea como te gustaría. Es así de simple. No olvides guardar tus ajustes.

Cómo hacer que tu firma de Outlook se vea profesional

Hay numerosas formas de asegurarse de que su firma de correo electrónico se vea profesional. Sus principales prioridades: incluir su nombre completo seguido de su trabajo o posición, y luego la información de contacto. Los siguientes son elementos que agregarán el mayor valor.

1. Nombre

Puede que desee usar su nombre formal. Deje de lado cualquier apodo o nombre abreviado a menos que tenga un entorno de trabajo más informal o clientes.

2. Título

Esto puede ser crítico, especialmente para aquellos que pueden no conocerte bien o no han trabajado contigo en el pasado.

3. Nombre de la empresa

Si trabaja para una empresa, los destinatarios necesitan saber su nombre. Si no trabaja para una empresa, puede poner algo como «Contratista independiente» o «Desarrollador freelance». También puede omitir esta parte si no representa a una empresa.

Cuando agregue información de la empresa, puede considerar agregar el logotipo de su empresa. Consulte primero con su empresa para ver si tienen cosas específicas que les gustaría que incluya.

4. Certificaciones

También puede enumerar cualquier certificación que usted o su empresa tengan. Las certificaciones pueden venir con un logotipo o símbolo que también se puede agregar.

5. Información de contacto

Esta puede ser la parte más importante. Proporcione formas alternativas para que alguien se ponga en contacto con usted. Agregue su número de teléfono, su sitio web comercial u otros métodos que pueda tener. También puede incluir su dirección de correo electrónico aunque ya esté en el mensaje en la sección «De». No está de más tenerlo allí donde alguien pueda verlo y acceder a él fácilmente.

6. Redes sociales

Considere vincular cualquier cuenta de redes sociales profesionales como LinkedIn u otras que representen su negocio.

7. Foto

Una foto suya es opcional, pero es agradable que las personas vean con quién están comunicándose. Si la cultura de su empresa es formal, asegúrese de usar una foto de aspecto profesional.

Lo que no debes incluir en tu firma de Outlook

Como puedes ver, la sección de la firma te permitirá agregar una gran cantidad de texto o imágenes, pero no hay nada de malo en mantenerlo simple. El objetivo es proporcionar datos que agreguen el máximo valor a tus mensajes.

No te excedas. Si agregas demasiado, puede verse desordenado. La sobrecarga de información puede hacer que el destinatario simplemente lo ignore, especialmente si está apurado.

A menudo verás a las personas incluir algún tipo de cita o dicho en su firma de correo electrónico. Recomiendo no hacerlo a menos que sea un lema o eslogan de tu empresa. Las citas a menudo pueden ser opinionadas, políticas o controvertidas; puedes correr el riesgo de ofender a alguien. Si tu deseo es ser profesional, las citas son algo que debes evitar.

Una última cosa en la que pensar: evita que tu firma sea demasiado llamativa. Quieres que se note, pero tampoco quieres que sea tan llamativa que distraiga de tu mensaje.

La firma debe decirle a las personas quién eres, qué haces, para quién trabajas, cómo contactarte y posiblemente por qué pueden confiar en ti.

Por qué necesitas una firma de correo electrónico para Outlook

Hay algunas otras buenas razones para tener un apodo preformateado. Aunque pueden parecer simples, no subestimes su importancia.

Como ya hemos visto, una firma de correo electrónico hace que tus mensajes se vean más profesionales. Una firma puede ahorrar tiempo valioso.

Aunque no parezca mucho, enviar múltiples correos electrónicos y agregar constantemente tu nombre y otros detalles puede restar tiempo a otras tareas. Con una configuración predeterminada pre-creada, hay una cosa menos que tienes que hacer por cada mensaje.

Una firma también asegura que tu nombre y otros detalles siempre se incluyan en cada correo electrónico. No olvidarás agregar tu información de contacto tan importante. Una firma estándar mantiene tu información de contacto constante para que sepas que estás enviando exactamente lo mismo a cada destinatario.

Hay una última razón: el destinatario sabrá de quién está recibiendo el mensaje. Las direcciones de correo electrónico a menudo son partes confusas de nuestros nombres combinados con números u otras letras.

Como resultado, la persona que recibe el mensaje puede no conocer tu nombre completo. Una firma formal asegura que el destinatario sepa quién eres.

Palabras Finales

Su firma de correo electrónico de Outlook es una parte vital de sus comunicaciones. Proporciona información sobre usted y brinda a sus lectores formas alternativas de contactarlo. Ahorra tiempo al escribir y enviar correos electrónicos, ya que no tendrá que completar continuamente texto repetitivo.

Una vez que haya configurado su firma de Outlook, asegúrese de revisarla con frecuencia y asegúrese de mantenerla actualizada si algo cambia.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a configurar su firma de correo electrónico profesional en Outlook. No dude en comunicarse con nosotros si tiene alguna pregunta o comentario.