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Cómo insertar un PDF en Word

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Si utilizas Microsoft Word para trabajar, la capacidad de insertar un archivo PDF en un documento puede ser fundamental. Como redactor técnico e ingeniero de software, me encuentro usando esta función a menudo.

Cuando tengo un informe creado en formato PDF desde otra aplicación y necesito insertarlo en un documento de Word, utilizar esta función puede ahorrarme tiempo. No quiero tener que volver a escribir toda esa información en Word.

Afortunadamente, no tengo que hacerlo, y tú tampoco. Con unos simples pasos, puedes insertar fácilmente el PDF en tu documento. Aprende cómo a continuación.

insertar pdf en word

Notas rápidas

Hay varios métodos que puedes usar para insertar un PDF en un documento de Word.

Una forma rápida y sencilla es abrir el documento PDF, seleccionar todo el texto, copiarlo y luego pegarlo en Word.

Este método funciona para algunos textos, pero si el PDF tiene algún formato, es probable que lo pierdas; no se verá correctamente después de pegarlo en Word. Además, puedes perder datos. Por estas razones, no recomendamos esta solución.

Los otros métodos son insertar el archivo PDF o arrastrarlo y soltarlo en tu documento de Word. Prefiero insertarlo como un objeto; siento que tengo más control sobre dónde va y cómo se agrega. Cubrimos ambos métodos a continuación.

Enlazar o no enlazar

Cuando uses uno de los métodos a continuación para insertar tu PDF, deberás decidir si quieres que esté vinculado al documento de Word o no. ¿Qué significa eso?

Vinculado

Vincular el PDF puede ser genial si la información en él va a cambiar o actualizarse. Usar un enlace es como tener un acceso directo: cuando haces clic en el icono dentro del documento de Word, abres el archivo PDF real en su ubicación externa.

Cualquier cambio que hagas en el PDF se mostrará en tu documento de Word; no será necesario actualizarlo cada vez que el PDF cambie. ¿Suena genial, verdad?

¿La desventaja? El PDF no está incrustado en el documento de Word real. Debido a esto, siempre deberás mantener una copia del PDF en la misma ubicación donde lo vinculaste. Si el documento de Word no puede encontrar el archivo PDF, no puede abrirlo ni mostrarlo.

No vinculado

Si eliges no vincularlo, Word incrustará el PDF en el documento de Word. El PDF será parte del documento; no importa dónde lo envíes, lo copies o lo abras, el documento de Word seguirá teniendo el archivo PDF dentro de él.

Lo positivo: no tendrás que preocuparte por enviar el PDF y el documento de Word al compartirlo.

Lo negativo: si necesitas hacer actualizaciones en el archivo PDF, no se mostrarán automáticamente en Word. Deberás eliminar el PDF del documento de Word y luego volver a insertarlo.

Método 1: Inserción como un objeto

Método 1 es el método preferido. Ofrece un gran control y precisión.

Nota: Las capturas de pantalla a continuación son de una versión anterior de MS Word. Sin embargo, los pasos son los mismos en las versiones más nuevas de Word.

Paso 1: Haz clic en la ubicación en el documento de Word donde deseas insertar el PDF.

Paso 2: En Microsoft Word, haz clic en la pestaña del menú «Insertar».

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Paso 3: Selecciona «Objeto» para insertar un objeto.

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Esta opción generalmente se encuentra en el lado superior derecho de la barra de herramientas. En las versiones más nuevas de Word, es posible que solo muestre un icono con una pequeña ventana en la sección llamada «Texto». Pasa el cursor sobre los iconos para identificar el marcado como «Objeto».

Paso 4: Selecciona la pestaña «Crear desde archivo».

Una vez que aparezca la ventana del objeto, verás dos pestañas. Selecciona la etiquetada como «Crear desde archivo».

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Paso 5: Selecciona tu archivo PDF.

Haz clic en el botón «Examinar», navega hasta la carpeta donde se encuentra tu archivo PDF y selecciona el archivo.

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Paso 6: Selecciona tus opciones.

Si deseas insertar el PDF como un enlace (como se discutió anteriormente), marca la casilla «Vincular al archivo».

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Si deseas que el archivo se muestre solo como un icono, marca la casilla «Mostrar como icono». Mostrará un icono que representa el archivo PDF; si haces doble clic en él, se abrirá el PDF. Si no marcas esta casilla, se insertará el documento completo en tu documento de Word.

Una vez que hayas terminado tus selecciones, haz clic en el botón «Aceptar». El PDF se insertará en tu documento. Mira los ejemplos a continuación. La imagen de la izquierda muestra el PDF, mientras que la imagen de la derecha muestra solo un icono.

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Método 2: Arrastrar y soltar

El método de arrastrar y soltar es simple, pero tiene un inconveniente: no tienes mucho control sobre cómo se inserta el PDF.

El PDF estará desvinculado; dependiendo de la versión de Word que estés utilizando, se insertará como un icono o como el propio documento. Tengo una versión antigua de Word 2010 que inserta el PDF completo. Sin embargo, cuando lo intenté en Word 365, solo mostró un icono.

A continuación se detallan los pasos para el método de arrastrar y soltar. Estoy utilizando una versión anterior de Word en una máquina con Windows 7, por lo que la tuya puede verse diferente. Sin embargo, los pasos se realizan de la misma manera en las versiones más nuevas de Word.

Paso 1: Desplázate hasta el lugar del documento de Word donde deseas insertar el PDF.

Paso 2: Abre el Explorador de archivos de Windows y navega hasta el PDF que deseas insertar.

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Paso 3: Selecciona el PDF y arrástralo al documento de Word.

Para seleccionar y arrastrar el archivo, haz clic en el PDF con el botón izquierdo del ratón y mantenlo presionado, luego arrastra cuidadosamente el archivo para que esté sobre el documento de Word.

Una vez que esté en el lugar deseado, suelta el botón izquierdo del ratón y el PDF se colocará en ese lugar.

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Si tienes algún problema con la presentación del PDF, siempre puedes eliminarlo del documento y volver a insertarlo.

Esto concluye este artículo tutorial. Espero que te sea útil. Como siempre, avísame si tienes algún problema al intentar insertar un PDF en un documento de Word.