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¿Cómo recuperar un correo electrónico en Outlook?

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Acabas de terminar de redactar un correo electrónico urgente a tus colegas y tienes prisa por enviarlo, no tienes tiempo para corregirlo. Presionas el botón de enviar. Luego, inmediatamente después, te das cuenta: enviaste a todo tu grupo información que no deberían ver. Gulp.

¿Qué haces? Si estás usando Microsoft Outlook y tus destinatarios también lo usan, y actúas rápidamente, es posible que puedas recuperar el mensaje antes de que alguien lo vea.

Puede ser una solución poco probable, pero lo he visto funcionar. ¿Listo para intentarlo? Sigue leyendo para aprender cómo.

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¿Por qué necesitaría recordar?

A veces trabajo con información confidencial y he cometido el error de enviarla a la persona equivocada. Esto probablemente sea un escenario catastrófico porque recuperar el mensaje no siempre funciona. Definitivamente no deberías confiar en ello cuando se trata de datos privados. A continuación, veremos cuándo las recuperaciones funcionan y cuándo no.

Enviar correos con errores tipográficos, por otro lado, no es tan grave. Sí, es embarazoso, pero no es el fin del mundo. Incluso podría darte una idea de quién realmente lee tus mensajes cuando los envías. La recuperación posiblemente te ayude a recuperarte de un desastre gramatical, pero nuevamente, no cuentes con ello.

Aquí hay un problema: si estás molesto o enojado con alguien y, en el calor del momento, le escribes un mensaje hiriente, sin filtro y doloroso, de ese tipo que rompe relaciones. Esto podría meterte en problemas, ya sea con tu jefe, compañero de trabajo, amigo o pareja. Me ha pasado a mí, ¡realmente desearía haber tenido un botón de recuperación en ese momento!

A veces no prestamos atención al autocompletar cuando dirigimos el mensaje y descubrimos, demasiado tarde, que fue enviado a la persona equivocada. He recibido correos electrónicos destinados a otra persona; sucede todo el tiempo. Si tienes suerte, una recuperación puede funcionar y salvarte de tu error.

Estoy seguro de que hay otras situaciones en las que no estoy pensando, pero te haces una idea. Es fácil enviar un correo que desearías no haber enviado. Veamos cómo recuperar correos electrónicos dentro de la aplicación Microsoft Outlook.

Pasos para recuperar un correo electrónico

Los siguientes pasos te permitirán intentar recuperar un correo electrónico en Outlook. Recuerda que el tiempo es un factor crítico. ¡Debes hacer esto antes de que la persona lo abra! También hay otros factores fuera de tu control que pueden hacer que el proceso falle. Puedes leer más sobre eso en la siguiente sección.

Aquí tienes lo que debes hacer:

1. Selecciona la carpeta de elementos enviados

En el panel de navegación o de carpetas en el lado izquierdo de Outlook, selecciona la carpeta «Elementos enviados».

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2. Encuentra el mensaje enviado

En la lista de elementos enviados, encuentra y selecciona el que deseas recuperar. Haz doble clic para abrirlo en su propia ventana.

3. Selecciona la acción para recuperar

En la ventana, selecciona la pestaña «Mensaje». Luego, en la sección «Mover», selecciona «Más acciones de movimiento».

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Ahora selecciona «Recuperar este mensaje».

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4. Selecciona las opciones

Tendrás que decidir si quieres «Eliminar copias no leídas del mensaje» o «Eliminar copias no leídas y reemplazar con un nuevo mensaje». También puedes elegir recibir un mensaje que te informe si la recuperación fue exitosa. Marca la casilla si deseas recibir la confirmación. Esto es recomendado ya que puede ser la única forma de saber si funciona.

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Haz clic en «Aceptar». Si has seleccionado reemplazar el mensaje, se abrirá una nueva ventana con el mensaje. Realiza los cambios necesarios y luego haz clic en «Enviar» cuando estés listo para enviarlo.

5. Busca la confirmación

Suponiendo que te has registrado para recibir la notificación, verás un mensaje que te informará lo que sucedió. Te dirá a quién se envió originalmente el correo electrónico, su asunto y la hora en que se envió. Verás si la recuperación fue exitosa, junto con la fecha y hora de la recuperación.

Lo que necesitas para que el recuerdo funcione

Entonces, si las estrellas están alineadas, ¿funciona el recordatorio de un correo electrónico? Para ser honesto, es una lotería. Dicho esto, es posible, así que veamos qué necesita suceder para que un recordatorio de correo electrónico sea exitoso.

Aplicación de Outlook

El primer requisito es que debes estar utilizando la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook. No podrás recordar desde la interfaz web de Microsoft.

Microsoft Exchange

Debes estar utilizando un sistema de correo de Microsoft Exchange. Tú y el destinatario deben estar en el mismo servidor de intercambio. Si es una situación laboral, es posible que estés en el mismo servidor de intercambio que tus compañeros de trabajo. Eso significa que podría funcionar para ellos, pero no con nadie fuera de tu empresa.

Mensajes abiertos

El recordatorio solo funcionará si el destinatario aún no ha abierto el correo electrónico. Una vez que lo abran, será demasiado tarde. Se habrá descargado en su bandeja de entrada local.

Configurado para ignorar la solicitud

Outlook se puede configurar para que los mensajes no se puedan recordar desde tu bandeja de entrada. Si ese es el caso para tu destinatario, tu recordatorio no funcionará.

Correo redirigido

Si la persona a la que envías un correo electrónico tiene reglas configuradas para mover mensajes a otras carpetas, y esas reglas incluyen tu mensaje, el recordatorio no funcionará. Solo funciona cuando el mensaje no ha sido leído y permanece en la bandeja de entrada de la persona.

Evitar enviar correos electrónicos que necesitan ser recordados

Como hemos visto, un mensaje de Outlook se puede recuperar, pero existe una buena posibilidad de que la recuperación falle. La mejor manera de lidiar con correos electrónicos lamentables es no enviarlos en primer lugar. Suena simple, pero sé que no lo es. En realidad, nos sucede a todos, pero hay algunas cosas que podemos hacer para evitar enviarlos.

El siguiente método puede sonar extraño, pero es útil: puedes configurar Outlook para que haya un retraso antes de enviar el correo electrónico. Eso significa que cuando presionas el botón de enviar, el mensaje permanece en tu bandeja de salida durante un tiempo determinado antes de enviarlo. Eso te da la oportunidad de eliminar/cancelar correos electrónicos antes de que se envíen realmente. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, echa un vistazo a este artículo de Microsoft.

En mi opinión, lo mejor que puedes hacer es revisar o corregir minuciosamente lo que has escrito antes de enviarlo. Sé que a veces estamos apurados, pero la autocorrección atrapará el 95% de tus errores. Si no eres bueno en la corrección, prueba un corrector gramatical como Grammarly, que se puede utilizar para revisar tu texto en Outlook.

Volver a leer tu correo electrónico varias veces puede prevenir muchos problemas. Te asegura de saber lo que estás enviando. No olvides revisar la lista de destinatarios (incluso la lista de CC) y el asunto, ya que aquí es donde a menudo ocurren problemas.

En cuanto al correo electrónico desagradable que lamentas haber enviado a tu compañero de trabajo, eso puede ser un poco diferente. He descubierto que lo mejor que puedes hacer en este caso es escribir primero el mensaje. No lo dirijas a nadie aún, ya que no quieres enviarlo accidentalmente.

Una vez que lo hayas escrito, léelo de nuevo. Luego, aléjate de tu computadora o al menos de Outlook. Vuelve a él unos 15 a 20 minutos después y léelo de nuevo. ¿Estás satisfecho con lo que dijiste? ¿Es así como quieres comunicarte con la persona?

Alejarte te da la oportunidad de evitar esa reacción del momento en la que dices cosas de las que te arrepientes. Esto también te permitirá revisar el texto si puedes pensar en una forma más tranquila de explicar tu problema.

Si sientes que tu mensaje es demasiado duro o inapropiado, siempre puedes eliminarlo y escribir uno nuevo más tarde. Si realmente estás listo para enviarlo, completa el campo «Para» con el nombre del destinatario y envíalo. Este proceso al menos te da la oportunidad de calmarte y asegurarte de que estás tomando una decisión racional.

Palabras Finales

Si te encuentras en apuros debido a un correo electrónico que lamentas haber enviado, es posible que la función de recuperación de Outlook te ayude a eliminar el correo electrónico antes de que los destinatarios lo lean.

Esta función definitivamente no es algo en lo que debas confiar. Hay muchas variables que intervienen para que funcione. Lo más probable es que la persona lo lea antes de que puedas enviar la solicitud de recuperación.

La mejor práctica es tomarte tu tiempo, revisar tus correos electrónicos y tratar de no enviar mensajes reactivos en los que no hayas invertido tiempo en pensar. En otras palabras, la prevención es el mejor remedio para los correos electrónicos lamentables.