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Cómo ver los registros de Dropbox

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Dropbox es una práctica herramienta de intercambio de archivos y colaboración. A veces, es posible que desees entender qué está sucediendo con los archivos en un espacio de Dropbox, quién los está accediendo y qué se está haciendo con ellos. Ahí es donde entran los registros. Esos registros proporcionarán información sobre quién está haciendo qué y cuándo con un archivo.

Hola, soy Aaron. Tengo pasión por la tecnología y la seguridad de la información. La revisión de registros es una herramienta clave que yo y otros profesionales de la seguridad utilizamos para entender qué está sucediendo con la información. Es una gran herramienta para hacerlo y tú también puedes usarla para mantener tus archivos seguros y protegidos.

Sumergámonos en cómo ver los registros de Dropbox y qué puedes hacer con esa información.

Puntos clave

  • Dropbox te permite revisar registros y administrar permisos para archivos individuales.
  • Incluso puedes revisar registros para (casi) toda tu cuenta.
  • Si tienes una licencia comercial, tienes acceso a información y opciones de administración aún más detalladas.
  • También hay formas de ver quién accedió a tu archivo y quién lo está accediendo actualmente. Con la licencia adecuada, incluso puedes ver cuándo fue la última vez que las personas accedieron a un archivo.

Cómo ver los registros de Dropbox

Hay un par de formas diferentes de ver los registros de Dropbox. El primero implica…

Revisar la actividad de un archivo específico

Si desea revisar la actividad de forma individual en cada archivo, Dropbox proporciona una forma fácil de hacerlo.

Paso 1: ir a dropbox.com/home e iniciar sesión.

Paso 2: hacer clic en la carpeta que contiene el archivo cuya actividad desea revisar. La mía se llama Test.

Paso 3: hacer clic en el archivo cuya actividad desea revisar. Aparecerá una casilla de verificación junto a él.

Paso 4: hacer clic en Actividad en la esquina inferior derecha.

Paso 5: revisar el registro del archivo.

Verá en mi ejemplo que la información de actividad del archivo mostrará la adición de archivos, compartir y editar. También mostrará cambios de roles con respecto al archivo, movimiento de archivos, cambiar el nombre del archivo y revertir el archivo a una versión anterior.

No muestra cuándo alguien descarga el archivo localmente, lo cual hice con mi otra cuenta de prueba a las 8:08 PM después de editar el archivo.

Alternativamente, puede…

Revisar toda la actividad de Dropbox

Paso 1: ir a dropbox.com/home e iniciar sesión.

Paso 2: hacer clic en Actividad en la esquina inferior derecha sin seleccionar nada más.

Paso 3: puede ver toda la actividad de la carpeta de Dropbox.

Observe un par de diferencias: esto mostrará la adición de carpetas a la carpeta de Dropbox, la adición de archivos a esas carpetas y el compartir carpetas en la carpeta de Dropbox. También resaltará el compartir archivos en la carpeta de Dropbox.

Notará, sin embargo, que omite el compartir archivos almacenados dentro de carpetas en la carpeta de Dropbox y sus subcarpetas. Por lo tanto, para obtener una imagen completa de lo que se comparte, deberá ir al archivo o carpeta específica que necesita revisar.

Cuando tenga información sobre lo que está sucediendo con sus datos, puede protegerlos. Puede revocar el uso compartido, modificar los permisos para los usuarios compartidos y restaurar archivos a un estado anterior.

Alternativamente, puede utilizar la información para diagnosticar problemas que otros tienen al editar sus archivos. Los archivos de registro son una herramienta poderosa para facilitar la gestión de sus datos.

Si, en cambio, tiene una cuenta de Dropbox Business, puede…

Utilizar el panel de control de Insights

Acceder al panel de control de Insights es tan sencillo como acceder a la actividad de archivos con un panel personal. Es aproximadamente el mismo proceso.

Paso 1: ir a dropbox.com/home e iniciar sesión con sus credenciales administrativas.

Paso 2: hacer clic en Consola de administración.

Paso 3: hacer clic en Actividad.

Se le presentarán algunas opciones sobre cómo desea filtrar: por miembro del equipo, rango de fechas, etc. Esto proporcionará una visión más amplia de lo que está sucediendo con sus datos que en una cuenta personal.

También le dará más control sobre qué hacer con esos datos. Puede modificar la configuración de uso compartido de otros, revocar el uso compartido, desvincular aplicaciones, restaurar o recuperar archivos y otras opciones.

¿Cómo puedo ver quién ha visto un archivo?

Todas las versiones de Dropbox te permiten saber quién puede ver o editar un archivo y si están actualmente viéndolo. Cuando abres un archivo, verás los avatares de todos los que pueden ver o editar un archivo en la esquina superior derecha de la ventana del navegador.

Se resaltará a la persona que lo esté viendo actualmente. Aquellos que no lo estén aparecerán en gris. Si compartiste un archivo con alguien y no lo ha visto, su avatar no aparecerá hasta que lo haga.

Si tienes una licencia de Dropbox Advanced, Enterprise, Education o Professional, también puedes saber cuándo accedieron por última vez al archivo. Al pasar el cursor del ratón sobre el avatar, se te informará de la hora del último acceso.

Conclusión

La capacidad de ver los registros de Dropbox es importante porque esos registros pueden decirte cómo administrar tus datos. Ya sea que tengas una licencia personal o una licencia más robusta, tendrás acceso a suficiente información para tomar decisiones informadas. ¡Incluso puedes ver quién ha accedido a tu archivo y si lo están accediendo actualmente!

¿Qué otros consejos y trucos tienes para usar la información de registro para administrar tus datos? ¡Déjame saber en los comentarios a continuación!