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Mejor software de edición de PDF

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Ya sea que estés buscando eliminar el papel este año, producir nuevo material de capacitación o hacer que tus folletos de productos estén disponibles en línea, es probable que elijas el formato PDF. Los archivos de Adobe Acrobat son el equivalente digital más cercano a las hojas de papel. Con el software adecuado, puedes hacer mucho más que simplemente leerlos.

mejor software de edición de PDF

El PDF fue diseñado como una forma de distribuir información electrónicamente manteniendo el formato y diseño de página original. Tu documento debería verse igual en cualquier computadora, lo que lo hace perfecto para compartir contenido que necesitas que se vea correctamente. El formato se basa en el lenguaje de impresión Postscript, lo que hace que un archivo de Acrobat sea una copia electrónica literal de tu documento.

Cuando compartimos documentos que no esperamos ni queremos que otros modifiquen, a menudo usamos un PDF. Nunca sabes lo que alguien podría hacer con un documento de Word, o si se verá igual en su computadora. Pero en realidad es posible modificar un PDF, solo necesitas el software de edición de PDF adecuado.

En esta revisión general, compararemos las principales aplicaciones que pueden trabajar con PDF y te ayudaremos a encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por qué confiar en mí para esta guía

Mi nombre es Adrian, y escribo sobre temas de tecnología en SoftwareHow y otros sitios. He estado usando computadoras desde los años 80, y archivos PDF desde mediados de los años 90, poco después de que el formato estuviera disponible.

Hace aproximadamente una década decidí convertirme en lo más libre de papel posible, en parte porque es mejor para el medio ambiente, y en parte porque estaba cansado del desorden. Así que compré un escáner de documentos Fujitsu ScanSnap, y comencé a convertir papel en electrones. Escaneé cada documento a PDF, y utilicé OCR (reconocimiento óptico de caracteres) durante el proceso de escaneo para convertir estas imágenes de papel en documentos útiles y buscables.

También utilizo el formato para material de entrenamiento y libros electrónicos, y he solicitado que mis facturas me sean enviadas por correo electrónico en formato PDF en lugar de ser entregadas en mi buzón. Y recientemente cambié mi hábito de recortar páginas web a Evernote, y ahora las guardo en PDF en su lugar.

Así que soy un gran usuario de archivos PDF. En los últimos meses, he revisado todos los principales editores de PDF, y en este artículo, te ayudaré a encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

Descargo de responsabilidad: El contenido de esta reseña es mi propia opinión, basada únicamente en probar cuidadosamente cada aplicación. No fui influenciado de ninguna manera por los desarrolladores de software ni por nadie más con interés en las aplicaciones revisadas.

Quién debería obtener un editor de PDF

Hay muchas tareas en las que el software PDF adecuado realmente puede ayudar. Determinar las razones que son importantes para ti es el primer paso para encontrar la aplicación más adecuada. ¿Con cuál de estas te identificas mejor?

  • Resaltar y subrayar el texto en material de entrenamiento en PDF para un curso que estás haciendo.
  • Corregir un error tipográfico en un PDF importante.
  • Hacer actualizaciones significativas en un PDF desactualizado.
  • Hacer notas sobre cambios que te gustaría que alguien más hiciera en un documento.
  • Convertir un PDF en un documento de Word o Excel.
  • Rellenar y firmar un formulario que te fue compartido en línea.
  • Convertir una gran cantidad de documentos en papel en PDF mientras te mueves hacia la eliminación del papel.
  • Crear documentos y formularios PDF complejos para tu negocio.

Si uno o más de estos escenarios te describe, el software PDF adecuado hará tu vida más fácil.

Por otro lado, si solo usas PDFs como referencia, por ejemplo, para almacenar manuales de artículos para el hogar, entonces no necesitas una aplicación especial. Adobe Acrobat Reader o la aplicación Vista Previa de Apple (solo para usuarios de Mac) son todo lo que necesitas. Te permitirán leer PDFs, resaltar información importante e incluso rellenar y firmar formularios PDF.

Mejor software de edición de PDF: Los ganadores

Mejor opción: PDFelement (Windows y Mac)

PDFelement facilita la creación, edición, marcado y conversión de archivos PDF. La aplicación se siente capaz, estable y sorprendentemente fácil de usar. Cuando revisamos por primera vez PDFelement, nos alegramos de lo bien que logró un equilibrio entre el costo, la facilidad de uso y un conjunto de funciones completo.

Ese equilibrio hace que este sea el editor de PDF que recomiendo para la mayoría de los usuarios empresariales. Hará lo que necesitas sin necesidad de hacer un curso o leer un manual. También es la aplicación menos costosa que revisamos.

La mayoría de los usuarios se conformarán con las características de la versión estándar, mientras que la versión profesional es aún más capaz. Sugerimos que decidas qué versión es para ti evaluando la prueba gratuita.

Puedes obtener una idea más completa de las características de PDFelement en mi revisión inicial. Por ahora, destacaré algunas características clave y explicaré lo que significan para ti.

PDFelement tiene muchas de las características de Adobe Acrobat Pro (nuestra elección para el editor de PDF más potente) al tiempo que conserva la simplicidad de las aplicaciones más amigables para el usuario como PDF Expert y PDFpen. Toma la edición, por ejemplo. A diferencia de los programas más simples, puedes editar bloques completos de texto, en lugar de solo una línea a la vez. Se dibuja un cuadro de texto alrededor del texto y puedes agregar, eliminar o modificar el texto con la fuente correcta que se conserva.

También es fácil agregar y cambiar el tamaño de las imágenes, al igual que la capacidad de reorganizar y eliminar páginas enteras.

Hay una amplia gama de herramientas de marcado disponibles, que puedes personalizar desde el panel lateral. Esto es genial para tu propio estudio o cuando das comentarios sobre un documento a otros.

Otro ejemplo de cómo PDFelement va más allá de lo básico son los formularios. Muchas de las aplicaciones de PDF fáciles de usar solo te permiten completar formularios. PDFelement puede crear rápidamente formularios complejos a partir de formularios en papel escaneados o importando documentos de Microsoft Office.

Observa que todos los campos fueron reconocidos automáticamente y se pueden personalizar fácilmente.

PDFelement realiza reconocimiento óptico de caracteres en documentos en papel escaneados, lo que te permite buscar texto o copiarlo en otros documentos. Y la aplicación puede exportar un PDF a formatos comunes de Microsoft y Apple, así como a varios formatos menos utilizados.

Aunque Wondershare no ofrece soporte telefónico o por chat, utilizan un sistema de tickets y ofrecen un completo sistema de ayuda en línea que incluye una guía, preguntas frecuentes y una sección de solución de problemas. También proporcionan un foro de usuarios activo moderado por personal.

Más rápido y más fácil: PDF Expert (Mac)

Si valoras la velocidad y la facilidad de uso por encima de un conjunto de funciones completo y estás en un Mac, entonces te recomiendo PDF Expert. Es la aplicación más rápida e intuitiva que he probado, al tiempo que conserva las funciones básicas de marcado y edición de PDF que la mayoría de las personas necesitan. Sus herramientas de anotación te permiten resaltar, tomar notas y garabatear, y sus herramientas de edición te permiten corregir el texto y cambiar o ajustar imágenes.

No es adecuado para aquellos que buscan poder de edición, su conjunto de funciones es más limitado que el de sus competidores. Si bien las herramientas son fáciles de usar, también son un poco menos capaces y la aplicación no puede proporcionar reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en documentos escaneados.

Hay disponible una versión de prueba para que puedas evaluarla completamente. Los estudiantes y profesores pueden solicitar un descuento educativo. Puedes obtener una idea más completa de las características de PDF Expert en mi revisión inicial de PDF Expert. Aquí destacaré los factores que pueden hacer que sea la mejor aplicación para ti.

La funcionalidad de la aplicación se divide en dos categorías principales: Anotar y Editar. Las herramientas aparecen en la parte superior y una selección mínima de opciones aparece en el panel derecho. Por ejemplo, puedes resaltar texto con el icono más a la izquierda, eligiendo el color de resaltado desde el panel de la izquierda.

Las otras herramientas de anotación funcionan de la misma manera. Las funciones de edición son básicas, pero son buenas para una solución rápida. La formatación se puede ajustar desde el panel derecho.

También es fácil reorganizar o cambiar imágenes.

Puede completar y firmar formularios con PDF Expert, pero no crearlos.

El soporte técnico se limita a una base de conocimientos y un formulario de contacto en el sitio web de Readdle. No se ofrecen soporte telefónico ni por chat, pero es poco probable que sea necesario dado lo intuitiva que es la aplicación.

El más poderoso: Adobe Acrobat Pro (Windows y Mac)

Adobe Acrobat Pro DC es el programa de edición de PDF estándar de la industria, creado por la empresa que inventó el formato. Está diseñado para aquellos que necesitan el conjunto de funciones más completo y están dispuestos a comprometerse a aprender cómo funciona el programa.

Todo ese poder tiene un precio: las suscripciones cuestan al menos $179.88 al año. Pero para los profesionales que necesitan el editor más potente, Acrobat DC sigue siendo la mejor opción. Si ya te has suscrito a Adobe Creative Cloud, Acrobat DC está incluido.

Adobe Acrobat Pro (lea mi reseña completa aquí) le permite crear PDF detallados, ya sea desde cero o importando un documento creado en otra aplicación, como Microsoft Word.

También es capaz de crear un nuevo PDF desde un sitio web o escanear. Cuando se trabaja con documentos en papel escaneados, el reconocimiento óptico de caracteres de Acrobat es excelente. No solo se reconoce el texto, sino que también se utiliza la fuente correcta, incluso si la aplicación tiene que crear la fuente automáticamente desde cero. También se pueden crear formularios PDF complejos, ya sea desde cero o importando desde otra aplicación.

Ahora se admiten firmas electrónicas a través de Document Cloud, y la función Fill and Sign de Acrobat le permite usar la aplicación para completar el formulario con una firma, y la función Send for Signature le permite enviar el formulario para que otros lo firmen y realizar un seguimiento de los resultados.

Las funciones de edición de Acrobat también son de alta calidad, y el nuevo texto puede fluir dentro del cuadro de texto, aunque no se mueve automáticamente a la siguiente página.

Agregar, reorganizar y eliminar páginas e imágenes es fácil de lograr con Acrobat. El marcado es fácil, utilizando las herramientas de resaltado y nota adhesiva proporcionadas.

Otra característica que Adobe lleva a un nuevo nivel es la capacidad de exportar y compartir su trabajo. Los PDF se pueden exportar en muchos formatos, incluidos Microsoft Word, Excel y PowerPoint, aunque los documentos complejos pueden no verse correctamente en la otra aplicación. Los PDF se pueden compartir con otros en Document Cloud utilizando la función Send & Track, y están disponibles una variedad de funciones de privacidad y seguridad.

Adobe es una gran empresa con un extenso sistema de soporte, que incluye documentos de ayuda, foros y un canal de soporte. El soporte telefónico y por chat está disponible, pero no para todos los productos y planes.

Otro buen software de edición de PDF

1. PDFpen

PDFpen es un popular editor de PDF solo para Mac, y ofrece las características que la mayoría de las personas necesitan en una interfaz atractiva. Disfruté usando la aplicación, pero no es tan receptiva como PDF Expert, no es tan potente como PDFelement o Acrobat Pro, y cuesta más que ambos. Pero ciertamente es una opción sólida y confiable para los usuarios de Mac. La aplicación tiene una buena cantidad de herramientas de marcado y las encontré fáciles de usar.

La edición de texto se realiza haciendo clic en el botón Correct Text, y es adecuada para corregir errores tipográficos.

La aplicación tiene un excelente OCR al importar documentos escaneados, y la versión Pro puede crear formularios PDF. La exportación de PDF a formato Word es bastante buena, y el sitio web oficial contiene tutoriales en video útiles, una base de conocimientos y un manual de usuario en PDF. Las reseñas de esta aplicación siempre son positivas y los usuarios parecen estar satisfechos.

2. Able2Extract Pro

Able2Extract Professional (Mac, Windows, Linux) es bastante diferente a las otras aplicaciones incluidas en esta recopilación. Si bien puede editar y marcar PDF (pero no tan bien como cualquiera de las otras aplicaciones que cubrimos), su verdadera fortaleza radica en la potente exportación y conversión de PDF.

Si estás buscando la mejor aplicación para convertir PDF a otros formatos, esta es la indicada. Puede exportar un PDF a Word, Excel, OpenOffice, CSV, AutoCAD y más, y las exportaciones son de muy alta calidad, conservando el formato y diseño original del PDF.

La aplicación tiene amplias opciones de exportación que puedes ajustar para crear la salida exacta que estás buscando. Intenté exportar un folleto PDF complejo al formato .ODT de OpenOffice y no pude encontrar ningún fallo. Estuvo tan cerca de la perfección como puedes imaginar.

Able2Extract hace más que solo exportar, puede editar el texto dentro de los PDF (una frase a la vez), redactar información personal, agregar anotaciones y OCR a documentos escaneados. Pero la interfaz para realizar estas tareas no es tan pulida como las otras aplicaciones. Lee nuestra reseña completa de Able2Extract para obtener más información.

Siendo el mejor en su clase en conversión de PDF, la aplicación no es barata, cuesta $149.99 por una licencia. Pero si solo estás convirtiendo archivos por un tiempo limitado, la suscripción mensual de $34.95 de la aplicación definitivamente vale la pena considerar.

3. ABBYY FineReader

ABBYY FineReader (para Mac y Windows) es un conocido editor de PDF que ha estado disponible durante bastante tiempo. La compañía comenzó a desarrollar su propia tecnología OCR en 1989 y se considera ampliamente la mejor en el negocio. Si tu prioridad es reconocer con precisión el texto en documentos escaneados, FineReader es tu mejor opción y admite muchos idiomas.

Los usuarios de Apple deben tener en cuenta que la versión de Mac está atrasada en comparación con la versión de Windows por varias versiones y carece de muchas de las últimas características, incluida la capacidad de editar, colaborar y redactar texto. La documentación de Mac también es deficiente en comparación con la versión de Windows.

Sin embargo, el motor OCR es esencialmente el mismo, por lo que sigue siendo la mejor opción para un reconocimiento óptico de caracteres preciso. La versión de Mac también es significativamente menos costosa, cuesta $119.99 en lugar de $199.99. Lee nuestra reseña completa de FineReader para obtener más información.

Además del OCR, FineReader es capaz de exportar PDF con precisión a otros formatos, conservando el diseño y formato original. Solo es superado por Able2Extract en este aspecto. También puede reorganizar páginas y áreas de un PDF, pero no es la mejor opción si necesitas editar y marcar tus PDF, especialmente si eres usuario de Mac.

Software y opciones gratuitas de edición de PDF

Todavía no estás seguro si necesitas comprar un editor de PDF? Aquí tienes algunas opciones gratuitas y alternativas.

1. Usa Acrobat Reader o la aplicación Vista previa de Apple

Si tus necesidades de PDF son simples, Adobe Acrobat Reader puede hacer todo lo que necesitas. Te permite agregar comentarios y notas adhesivas, contiene herramientas de anotación y marcado de dibujo, te permite completar formularios PDF e incluso agregar una firma. Las herramientas de comentarios completos solo están disponibles en PDF que tienen habilitados los comentarios.

Si usas una Mac, la aplicación Vista previa de Apple también te permite marcar tus documentos PDF, completar formularios y firmarlos. La barra de herramientas de marcado incluye iconos para dibujar, agregar formas, escribir texto, agregar firmas y agregar notas emergentes.

En un iPad Pro, puedes hacer anotaciones en un PDF usando un Apple Pencil.

2. Edita el documento fuente en lugar del PDF

Una alternativa para editar PDF es editar el archivo fuente original, como un documento de Word. Es bastante fácil crear un PDF a partir de un documento. Tanto macOS como Windows 10 tienen una opción para crear un PDF en el cuadro de diálogo de impresión, y si usas una versión anterior de Windows, utilidades como CutePDF y DocFly hacen lo mismo. Es rápido y conveniente.

Entonces, si necesitas hacer cambios en tu PDF, en lugar de editar el PDF directamente, edita tu documento de Word y crea un nuevo PDF. Las herramientas de edición de Word son superiores a las de la mayoría de los editores de PDF de todos modos.

Por supuesto, para hacer eso necesitas tener acceso al documento fuente original. Eso no siempre es posible, y una de las principales razones por las que se necesitan editores de PDF.

3. Usa un formato de archivo portátil diferente

A lo largo de los años han surgido varias alternativas al formato PDF. Por lo general, han tenido una vida corta, aunque algunas, como DjVu y XPS de Microsoft, todavía están disponibles. El formato PDF se ha convertido en el estándar de facto para distribuir documentos «en papel» digitalmente. Pero no es la única forma.

A medida que los libros electrónicos se vuelven más populares, los formatos .EPUB y .MOBI (para Apple Books y Amazon Kindle, respectivamente) son una buena manera de distribuir información de formato largo. Al igual que imprimir en PDF, puedes convertir un documento de Word en un libro electrónico, o alternativamente utilizar herramientas gratuitas como Apple Pages y Kindle Create.

También puedes compartir documentos utilizando archivos de imagen. La mayoría de los escáneres pueden guardar en formato .TIFF, que se puede abrir en la mayoría de las computadoras. Y te sorprendería cuántas veces me envían por correo electrónico un documento de una página como una imagen. Alguien tomará una foto de la página con su teléfono inteligente y simplemente la compartirá conmigo. Por supuesto, eso no es lo mejor para la documentación oficial, pero puede ser útil cuando se comparte información internamente en caso de emergencia.

4. ¿Qué tal una página web?

Finalmente, si quieres compartir documentación escrita con otros, considera una página web. HTML te permite compartir texto, imágenes, sonido y video con el mundo.

Crear un sitio web profesional puede ser un gran trabajo, pero hay una abundancia de formas rápidas y sencillas de compartir información en la web. Ese es un tema para otro artículo, pero Evernote, Google Docs, Tumblr y Medium son cuatro sugerencias que vienen a la mente.

Mejor software de edición de PDF: cómo probamos y seleccionamos

Comparar productos de editores de PDF no es fácil. Cada uno tiene sus propias fortalezas y enfatiza diferentes características. La aplicación adecuada para mí puede no ser la adecuada para ti.

No estamos tratando tanto de darles a estas aplicaciones una clasificación absoluta, sino de ayudarte a tomar la mejor decisión sobre cuál te conviene más en un contexto empresarial. Así que probamos cada producto manualmente, con el objetivo de entender lo que ofrecen.

Aquí están los criterios clave que evaluamos:

¿Qué tan convenientes son las funciones de marcado?

Cuando estudias, marcas, revisas o editas un documento PDF, puede ser muy conveniente utilizar funciones de marcado como resaltado, notas adhesivas, dibujo y escritura para ayudar a tu pensamiento y aclarar tu comunicación. La mayoría de los editores de PDF incluyen herramientas como estas, pero algunas son mucho más convenientes de usar que otras.

¿Qué tan capaces son las funciones de edición?

Algunas aplicaciones de PDF tienen funciones de edición más potentes que otras. Algunas solo son útiles para corregir errores tipográficos ocasionales, mientras que otras te permiten hacer ediciones extensas, como agregar un nuevo párrafo o mover una imagen a una ubicación diferente. ¿Se utiliza automáticamente la fuente correcta cuando escribes contenido nuevo? ¿La aplicación puede tachar texto para mantener la información confidencial privada?

Tu edición puede ir más allá de simplemente cambiar algunas palabras, es posible que desees reorganizar el orden de tu documento. ¿La aplicación te permite agregar, eliminar y reordenar tus páginas? ¿Qué tan fácil hace la tarea?

¿Puede la aplicación convertir o exportar PDF a otros formatos de archivo?

En lugar de intentar editar un documento PDF, a veces es más fácil convertirlo en un archivo de Word o Excel donde puedas editarlo utilizando herramientas con las que ya estás familiarizado. ¿A qué formatos de archivo puede convertir o exportar la aplicación? Able2Extract se especializa en convertir PDF a formatos de texto editables.

¿Qué tan bien maneja la aplicación los formularios de PDF?

Los formularios de PDF son una forma común de realizar negocios. Permiten que tus clientes accedan a formularios importantes en línea y los completen de manera conveniente. ¿La aplicación te permite completar rápidamente un formulario de PDF? ¿Puedes agregar una firma?

Algunas aplicaciones son capaces de crear formularios de PDF. Es posible que puedas hacer esto desde cero o importar un formulario de otra aplicación. Algunas aplicaciones reconocen automáticamente los campos para crear rápidamente un formulario de PDF rellenable.

¿Puede la aplicación crear documentos PDF?

Algunas aplicaciones son excelentes para editar y anotar PDF existentes, pero no pueden crear uno nuevo desde cero. Otras, como Adobe Acrobat Pro, se centran en crear archivos PDF de alta calidad. Algunas te permiten crear un PDF importando un formato de archivo diferente, como un archivo de Word.

¿Puede la aplicación convertir documentos escaneados a PDF?

¿Puede realizar OCR? Escanear un documento en papel en tu Mac es útil. Aplicar reconocimiento óptico de caracteres para que puedas buscar y copiar texto dentro del documento es aún mejor.

¿Cuánto cuesta la aplicación?

Algunas aplicaciones son significativamente menos costosas que otras. Aquí están las aplicaciones que estamos considerando en orden de menor a mayor gasto:

  • Wondershare PDFelement: Estándar $79, Pro desde $129
  • Readdle PDF Expert: $79.99
  • Smile PDFpen: $74.95, Pro $129.95
  • InvestInTech Able2Extract: Profesional $149.99, o $34.95 por 30
  • Adobe Acrobat DC: Estándar desde $12.99/mes, Pro desde $14.99/mes (eso es $179.88/año)
  • ABBYY FineReader: para Windows $199.99, FineReader Pro 12 para Mac $119.99

¿Qué tan bueno es el soporte técnico y al cliente?

Una base de conocimientos clara y detallada con preguntas frecuentes puede responder todas tus preguntas sin necesidad de soporte adicional. De manera similar, hacer preguntas a la comunidad de usuarios también puede ser muy útil, como a través de un foro moderado activamente. Cuando necesitas pedir ayuda a un experto, es útil poder comunicarte a través de varios canales, incluyendo correo electrónico, chat en vivo y teléfono.

Compatibilidad con el sistema operativo

Algunas aplicaciones solo están disponibles para Mac o Windows, mientras que otras son multiplataforma, funcionando en una variedad de sistemas operativos. Eso puede ser muy útil, especialmente para aquellos con varias computadoras que ejecutan diferentes software de sistema.

Información sobre la industria del PDF

Con el software adecuado, es posible editar un PDF

Los documentos se distribuyen normalmente como archivos PDF una vez que son productos terminados, sin necesidad de realizar más ediciones o cambios. Y normalmente los destinatarios de los archivos PDF están destinados a leerlos y consumirlos, no a modificarlos y mejorarlos.

Aunque es cierto que los archivos PDF no son tan fáciles de editar como, por ejemplo, un archivo de Microsoft Word, es posible hacerlo con el software adecuado. Adobe Acrobat Pro ha podido crear y modificar PDF desde que el formato estuvo disponible, y desde entonces han surgido varias alternativas.

El formato PDF se basa en el lenguaje de impresión PostScript

PostScript es un lenguaje de descripción de página desarrollado por Adobe a principios de los años 80. Se utilizaba para imprimir diseños de página complejos con precisión en impresoras láser, y se hizo muy popular, especialmente con el auge de la autoedición a finales de esa década.

Adobe utilizó PostScript como base del formato PDF en los años 90. Su objetivo era poder compartir documentos, incluyendo formato de texto e imágenes, de manera independiente del software de aplicación, hardware y sistema operativo. Un lenguaje de descripción de página era un punto de partida perfecto, y desde entonces se ha ampliado para incluir elementos adicionales, como campos de formulario y video.

El formato PDF es un estándar abierto

Aunque el PDF era un formato propietario de Adobe, se hizo ampliamente utilizado. Ya en 1993, Adobe puso la especificación a disposición de forma gratuita. En 2008, se estandarizó como un formato abierto (ISO 32000). No requiere el pago de regalías por su implementación.

No todos los editores de PDF son caros y difíciles de usar

Adobe Acrobat Pro es el editor de PDF más conocido. Tiene la reputación de ser caro y difícil de usar. Sin embargo, sigue siendo la forma más potente de crear y editar PDF, y es un producto que recomendamos en esta reseña.

Pero no es la única opción. Algunas de las alternativas son fáciles de usar y económicas de adquirir.