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Mejores aplicaciones de lista de tareas para Mac

ÍNDICE DE CONTENIDOS

La vida es ocupada. Tenemos compromisos que equilibrar, reuniones a las que asistir y tareas que completar. Mantener un seguimiento de todo puede hacer que sientas que tu cerebro está a punto de explotar. ¡Así que escríbelo todo! O mejor aún, instala una aplicación.

to-do list apps for mac

Las listas de tareas han existido durante cientos de años. Te ayudan a gestionar tus tareas, tiempo y cordura. Los gestores de tareas de software van más allá al mostrar recordatorios, profundizar en lo que es importante y sincronizarse con tu teléfono inteligente.

Things y OmniFocus son dos de los gestores de tareas más potentes para Mac que ofrecen características útiles en paquetes fáciles de usar. Tienen un costo, pero prometen recompensarte muchas veces más en productividad ganada.

Estas no son tus únicas opciones. De hecho, la Mac App Store está llena de gestores de listas y aplicaciones de listas de tareas. Muchos de ellos no valen la pena el tiempo que se tarda en descargarlos. En esta reseña, cubriremos aplicaciones con altas calificaciones que valen tu tiempo y atención, y te ayudaremos a encontrar la que mejor se adapte a ti.

¿Por qué confiar en mí para esta guía?

Mi nombre es Adrian, y tengo muchas cosas que seguir. Eso puede ser algo bueno porque me encanta jugar con aplicaciones que me ayudan a gestionarlo todo. Usé Above & Beyond durante los años 90 en mis portátiles con Windows, y cuando me convertí en un fanático de Linux, recurrí a Task Coach y aplicaciones web como Todoist, Remember the Milk y Toodledo.

Después de mudarme a Mac, me enamoré de Things de Cultured Code, y lo he usado con éxito durante la última década. Pero me encanta jugar, así que mantengo instaladas cinco o diez de estas aplicaciones en mi Mac, iPhone y iPad. Algunas las uso y otras las juego de vez en cuando. Tengo un gran interés en OmniFocus y lo usé como mi gestor de tareas principal durante algunos años. También uso Apple Reminders y Wunderlist para compartir tareas con mi familia. Compartiré algunas de mis experiencias a lo largo de la reseña.

Lo que necesitas saber sobre la gestión de tareas

Antes de ver las aplicaciones individuales, aquí hay algunas cosas que debes saber primero.

1. Solo instalar una nueva aplicación no te hará más productivo

Las aplicaciones son herramientas y te serán más útiles si sabes cómo usarlas de manera efectiva. En este momento, hay muchos consejos sobre cómo ser más productivo y aprovechar al máximo tus aplicaciones. No puedes leerlo todo, pero algunos estudios te darán un gran retorno de tu inversión. Comienza leyendo el material que viene con tu software de gestión de tareas.

Muchos han encontrado valor en leer y practicar el libro de David Allen «Getting Things Done». En él, cubre una variedad de técnicas útiles, incluyendo capturar tareas e ideas a medida que surgen, mantener listas de proyectos donde identificas la próxima acción a realizar, considerar horizontes más altos de enfoque como tu visión y metas, y revisar todas tus listas cada semana. Lo recomiendo.

2. Hay espacio para las preferencias personales

No todos somos iguales. Tenemos diferentes tareas que gestionar y enfoques diferentes para la forma en que las organizamos. Hay mucho espacio para las preferencias personales y la aplicación que mejor se adapte a mí puede que no te convenga a ti. Busca la aplicación que funcione de la manera que tú lo haces.

3. Las listas no son solo para las tareas pendientes

¿Eres alguien que hace listas? Son útiles para muchas cosas en la vida. No solo uses tu aplicación para listar tus tareas diarias, ¡puedes usarla para rastrear mucho más! Aquí tienes algunas ideas:

  • Mantén una lista de los libros que quieres leer y las películas que quieres ver.
  • Registra los lugares a los que te gustaría ir y las personas que te gustaría visitar.
  • Lleva un registro de las facturas que deben pagarse y las fechas en que vencen.
  • Crea una lista de logros que te gustaría alcanzar mientras aún estás respirando.

4. Otros tipos de aplicaciones que ayudan con la gestión de tareas

En esta reseña cubriremos los administradores de listas, pero ten en cuenta que hay otros tipos de aplicaciones que pueden ayudarte a ser productivo y complementar tu lista de tareas:

  • calendarios para gestionar tu tiempo (Apple Calendar, BusyCal, Fantastical),
  • temporizadores y aplicaciones Pomodoro para mantenerte enfocado y responsable (Be Focused, Timing),
  • aplicaciones de gestión de proyectos (Merlin Project, OmniPlan, Pagico),
  • aplicaciones de notas para realizar un seguimiento de material de referencia (Apple Notes, Evernote, Google Keep, Microsoft OneNote, Bear),
  • organizadores para estructurar tu vida e información (OmniOutliner, Outlinely, Workflowy, Dynalist),
  • tableros Kanban para rastrear el progreso de tu equipo (Trello, Any.Do, Freeter).

¿Quién debería obtener esto?

Años atrás, mi amigo Daniel me dijo: «Pensé que solo las personas desorganizadas solían hacer listas». No estuve de acuerdo, pero esa experiencia me ayudó a entender que no todos valoran el uso de una lista de tareas. ¡Él definitivamente no es el tipo de persona que gastaría $80 en una aplicación! Tal vez tú sientas lo mismo. Te animo a que de todas formas pruebes seriamente una aplicación de gestión de tareas.

En ese momento, estaba editando varios blogs, gestionando a varias docenas de escritores y teniendo que cumplir con plazos la mayoría de los días. No podría haber sobrevivido sin aprovechar al máximo el mejor software de gestión de tareas que pudiera permitirme. Si tú eres igual, entonces estás convencido de la idea de usar una lista de tareas y solo necesitas identificar la aplicación adecuada para ti.

En «Getting Things Done», David Allen explica que tratar de recordar todas las cosas que necesitas hacer solo agrega estrés a tu vida. Una vez que las escribes y las sacas de tu cabeza, puedes relajarte y concentrarte en la tarea en cuestión, y ser más productivo.

Casi todos estarán más organizados al usar una aplicación de lista de tareas. Una vez que hayas enumerado todo lo que necesitas hacer, puedes ser objetivo. Te resultará más fácil tener una idea de cuánto tiempo llevará todo, qué tareas son más importantes y cuáles no necesitan hacerse en absoluto. Puedes comenzar a poner en orden lo que necesitas hacer.

Recuerda que la clave para la gestión del tiempo es asegurarte de pasar la mayor cantidad de tiempo posible en tus proyectos de mayor valor. Se trata más de la efectividad que de la eficiencia. Si tienes demasiado en tu lista de tareas, deberás aprender a delegar tareas de menor valor de manera efectiva.

Cómo probamos y seleccionamos estas aplicaciones

Comparar aplicaciones que pueden gestionar tu lista de tareas es complicado. Cada una tiene sus propias fortalezas, y hay una amplia gama de precios, características y técnicas. Esto es lo que estábamos buscando al evaluar.

¿Qué tan fácil es capturar tareas?

Una vez que has pensado en algo que hacer, o alguien te ha pedido que hagas algo, necesitas ingresarlo en tu sistema de tareas lo antes posible, o puedes olvidarlo. Hacerlo debería ser lo más fácil posible. Muchas aplicaciones tienen una bandeja de entrada, donde puedes ingresar múltiples elementos rápidamente sin tener que organizarlos de antemano. La integración con otras aplicaciones también es útil, para que puedas agregar una tarea desde, por ejemplo, un correo electrónico directamente a tu aplicación.

¿Qué tan versátil es la organización de la aplicación?

Todos tenemos diferentes roles y categorías de tareas, por lo que necesitas una aplicación que pueda organizar las cosas de una manera que tenga sentido para ti. Es posible que desees separar las tareas de trabajo de las personales y crear varias listas para que coincidan con tus responsabilidades. Carpetas, etiquetas, prioridades y banderas son algunas de las formas en que una aplicación te permitirá crear estructura.

¿La aplicación proporciona diferentes formas de ver tus tareas?

Cuando organizas tareas, es útil ver los detalles de cada proyecto. Cuando realizas tareas, es útil agruparlas de diferentes formas. Es posible que desees ver una lista de todas las tareas que vencen pronto, verificar rápidamente todas las llamadas telefónicas que necesitas hacer o crear una lista corta de las tareas que pretendes realizar hoy. Muchas aplicaciones te permiten ver tus tareas por contexto, filtrar por etiqueta o notificarte de las tareas que vencen hoy. Algunas aplicaciones incluso te permiten crear vistas personalizadas.

¿Cómo maneja la aplicación las fechas?

Algunas tareas están asociadas con una fecha, generalmente una fecha límite, como una tarea de tarea. Es útil ver una lista de tareas que vencen hoy (o en los próximos días), y algunas tareas pueden merecer una notificación emergente para recordarte. Algunas tareas son recurrentes y deben hacerse en un día determinado cada semana, mes o año, por ejemplo, sacar la basura. Es posible que tengas algunas tareas que en realidad no puedes comenzar aún. No deberían estar obstruyendo tu lista, por lo que algunas aplicaciones te permitirán ocultarlas de tu lista hasta una fecha futura, una función que encuentro muy útil.

¿La aplicación es para un individuo o un equipo?

Muchas de las aplicaciones que cubriremos en esta revisión son solo para una persona. Otras te permiten compartir listas y delegar tareas con otros. ¿Cuál necesitas? Muchas personas prefieren usar dos aplicaciones diferentes, una para uso personal (que otros miembros del equipo no pueden estropear) y otra para tareas y proyectos compartidos.

¿La aplicación se sincroniza con dispositivos móviles?

Me encuentro revisando mi lista de tareas en mi teléfono y iPad más que en mi computadora. A menudo reviso mis tareas sobre la marcha y agrego nuevas tareas tan pronto como las pienso. Las aplicaciones móviles son útiles y deben sincronizarse rápidamente y de manera confiable con tu Mac.

¿Cuánto cuesta?

Las mejores aplicaciones de lista de tareas no son baratas y, en mi opinión, ese costo está justificado. No todos estarán de acuerdo, por lo que hemos incluido aplicaciones en todo el rango de precios, hasta gratis. Esto es lo que cuestan las aplicaciones que cubrimos, ordenadas de más baratas a más caras:

  • Apple Reminders – gratis
  • WeDo – gratis
  • GoodTask 3 – $19.99
  • 2Do – $24.99
  • TaskPaper – $24.99
  • OmniFocus – $39.99
  • Todoist – $44.99/año
  • Things 3 – $49.99
  • OmniFocus Pro – $79.99

Ahora vamos a la lista de ganadores.

Las mejores aplicaciones de lista de tareas pendientes para Mac: nuestras mejores opciones

La mejor opción para la mayoría de las personas: Things 3

Cultured Code Things es un elegante y moderno gestor de tareas, y recientemente ha sido reconstruido desde cero. Las tareas están organizadas de manera lógica por área de responsabilidad, proyecto y etiqueta, y se pueden ver de varias formas: tareas para hacer hoy o en un futuro cercano, tareas que se pueden hacer en cualquier momento y tareas que quizás hagas algún día.

$49.99 en la Mac App Store. Hay disponible una versión de prueba completamente funcional de 15 días en el sitio web del desarrollador. También disponible para iOS.

Things ha sido mi principal gestor de tareas desde 2010, casi tanto tiempo como llevo usando un Mac. Me va muy bien. Tal vez también sea adecuado para ti.

Arriba hay una captura de pantalla del proyecto de tutorial. La aplicación se ve limpia y hay una lógica en la forma en que está organizada. El panel izquierdo contiene una lista de tus áreas de responsabilidad y proyectos, y encima de ellos, algunos accesos directos para carpetas inteligentes que te brindan una visión general útil de tus tareas.

Las áreas de responsabilidad son las categorías que resumen tus roles e intereses principales. Puede ser tan simple como «Trabajo» y «Casa», pero me resulta útil incluir áreas adicionales como «Ciclismo», «Tecnología» y «Finanzas».

Puedes agregar tareas en cada una de estas áreas, o puedes agregar proyectos para trabajos que requieren múltiples tareas. Por ejemplo, en «Familia» tengo un proyecto que enumera los lugares que nos gustaría visitar mientras vivimos en otro estado durante el próximo año, y en «Trabajo» tengo un proyecto relacionado con escribir esta reseña.

Las carpetas inteligentes en la parte superior enumeran las tareas según el nivel de compromiso que tienes hacia ellas:

  • Hoy contiene las tareas que debes terminar hoy. Esto incluye las tareas que vencen hoy y las que has marcado como queriendo trabajar en ellas hoy. También puedes listar por separado las tareas para hacer por la noche.
  • Próximas tareas tienen fechas de inicio o fechas de vencimiento que se acercan. Estas se enumeran por fecha junto con los eventos de tu calendario.
  • En cualquier momento contiene tareas importantes en las que puedes trabajar ahora, pero que no tienen una fecha límite.
  • Algún día es una lista de tareas a las que aún no te has comprometido a hacer. Podrían ser elementos de una lista de deseos o tareas para las que no tienes tiempo en este momento.

Otras carpetas incluyen la Bandeja de entrada donde puedes ingresar rápidamente nuevas tareas, el Registro que contiene todas tus tareas completadas y la Papelera.

Things ofrece dos métodos adicionales de organización. El primero son los títulos. Un proyecto grande puede volverse engorroso, y los títulos te permiten dividirlo en secciones más pequeñas. Eso es más claro que tener una lista grande y desordenada y más simple que crear dos proyectos diferentes.

Things también te permite categorizar tus tareas por etiquetas. Una tarea puede tener múltiples etiquetas, y estas se pueden utilizar para una variedad de propósitos. Aquí hay algunos ejemplos:

  • Contexto, por ejemplo, hogar, trabajo, teléfono.
  • Personas, para que puedas buscar rápidamente tareas sobre las que necesitas hablar con alguien, o tareas que se relacionan con un determinado cliente.
  • Prioridad, para que puedas centrarte solo en tus tareas más importantes.
  • Energía requerida, para que puedas elegir tareas fáciles o desafiantes según la cantidad de energía que tengas.
  • Tiempo requerido, como 15m, 30m, 1h, para que si tienes poco tiempo, aún puedas encontrar algo que hacer.

Una vez que hayas configurado algunas etiquetas, puedes filtrar cualquier lista para mostrar solo los elementos etiquetados de cierta manera. Por ejemplo, aquí están las tareas que puedo hacer en cualquier momento que están etiquetadas como «Teléfono».

, la salida no necesita agregar «`html«` al principio.

Things también admite listas de verificación, lo cual es útil para tareas con múltiples pasos que no son lo suficientemente significativas como para configurarlas como un proyecto.

Things ofrece tres características de fecha:

  • Cuándo (fecha de inicio). Algunas tareas aún no se pueden comenzar, por lo que no deberían estar en tu lista de tareas pendientes. La configuración «Cuándo» ocultará la tarea hasta que realmente puedas comenzar a trabajar en ella, aunque siempre podrás encontrarla en la sección Próximamente.
  • Fecha límite (fecha de vencimiento). Algunas tareas tienen una fecha límite, ¡y puede haber consecuencias si la pierdes!
  • Recordatorio (notificación). Para aquellas tareas que no puedes permitirte olvidar, puedes configurar una alarma de recordatorio en un momento específico del día en que se debe realizar.

Things está diseñado para individuos y no te permite compartir o asignar tareas. Hay versiones móviles de la aplicación para iPhone y iPad, y la sincronización es confiable.

Con un precio de $49.99, Things no es barato, y si necesitas las versiones para iPhone y iPad, es aún más caro. Considero que vale cada centavo. Puedes leer más en mi reseña completa de la aplicación Things.

Mejor opción para usuarios avanzados: OmniFocus

OmniFocus de OmniGroup es una herramienta para usuarios avanzados para hacer las cosas. Funciones únicas como esquemas y perspectivas te permiten optimizar tu flujo de trabajo, y la función de revisión te permite verificar periódicamente tus proyectos.

Los usuarios avanzados querrán las versiones Pro de las aplicaciones para Mac e iOS, lo cual asciende a $139.98. Si valoras mucho la productividad, es posible que lo consideres una ganga.

$39.99 desde la Mac App Store o el sitio web del desarrollador. Hay una versión de prueba de 14 días disponible en el sitio web del desarrollador. OmniFocus Pro está disponible por $79.99 en el sitio web del desarrollador, o puedes actualizar a través de una compra dentro de la aplicación. También disponible para iOS.

OmniFocus puede hacer todo lo que Things puede hacer, y más. Es una herramienta poderosa y flexible que puede adaptarse a tu forma de hacer las cosas. Para obtener los mejores resultados, deberás comprar y configurar cuidadosamente la versión Pro. Por lo tanto, te costará más y requerirá más esfuerzo configurarlo.

Puedes ver tus tareas de OmniFocus por proyecto o por contexto. Vista de proyecto te permite organizar lo que necesitas hacer en detalle. Puedes crear tantas carpetas y subcarpetas como necesites para dar categorías a tus tareas y proyectos.

Los proyectos pueden ser paralelos o secuenciales. Un proyecto paralelo tiene tareas que se pueden completar en cualquier orden, mientras que las tareas de un proyecto secuencial deben hacerse en la secuencia en que se enumeran. Puedes usar la función de esquema para crear una jerarquía de subtareas. Me encanta la idea, pero encuentro la interfaz un poco complicada y desearía que funcionara más como OmniOutliner.

Vista de contexto es a menudo la mejor manera de trabajar en tus tareas. Puedes acceder a tu contexto «Teléfono» si tienes ganas de chatear, o al contexto «Recados» cuando estás de compras. Todas las tareas relevantes de tus proyectos estarán allí. Sin embargo, mientras que Things te permite aplicar un número ilimitado de etiquetas, cada tarea de OmniFocus puede estar asociada con un solo contexto.

Las revisiones regulares son importantes. En OmniFocus, puedes definir con qué frecuencia se debe revisar cada proyecto. La vista de revisión te muestra todos los proyectos que están pendientes.

Pero el verdadero poder de OmniFocus Pro son sus Perspectivas, donde puedes crear tantas vistas personalizadas como necesites. Podrías crear una perspectiva para imitar la vista «Hoy» de Things que lista todas las tareas que están marcadas o que vencen hoy.

Podrías configurar perspectivas para «Casa» y «Trabajo», tener una para tareas que vencen pronto y otra para tareas en espera. Esta función solo está disponible en la versión Pro y realmente te permite personalizar la aplicación.

La Competencia y las Comparaciones

Hay muchas alternativas. Aquí hay algunas aplicaciones altamente calificadas que puedes considerar.

2Do es recomendado en muchas reseñas y tiene una alta calificación en la App Store. Tiene muchas de las características de nuestros ganadores y cuesta lo mismo que Things.

La aplicación ofrece etiquetas y notificaciones, listas y proyectos, aplicaciones móviles y sincronización. Aunque parece bastante simple, hay muchas funciones poderosas, incluyendo listas inteligentes, que son similares a las perspectivas de OmniFocus. Son búsquedas guardadas configurables que pueden extraer tareas de todas tus listas, por ejemplo, todas las tareas que vencen en los próximos tres días y están etiquetadas como «factura».

2Do cuesta $49.99 en la Mac App Store o $9.99/mes en Setapp. También disponible para iOS y Android.

GoodTask 3 se basa en la aplicación estándar de Recordatorios y Calendarios de Mac y agrega funcionalidad. Es una buena opción si ya estás utilizando las aplicaciones de productividad de Apple, pero deseas que sean más capaces.

Al igual que 2Do, GoodTask cuenta con listas inteligentes, que buscan tareas de ciertas listas o que incluyen (o excluyen) ciertas etiquetas. Esta función no es tan poderosa como las perspectivas de OmniFocus, pero igualmente es útil. Otras características incluyen subtareas, tareas repetitivas, orden manual y acciones rápidas.

GoodTask 3 cuesta $19.99 en la Mac App Store o $9.99/mes en Setapp. Hay una versión de prueba disponible. También disponible en iOS.

Todoist comenzó como una aplicación web, pero ahora tiene aplicaciones para la mayoría de las plataformas, incluyendo Mac. Lo utilicé a largo plazo hace más de una década, y ha recorrido un largo camino desde entonces.

La versión gratuita incluye todo lo que necesitas para comenzar, pero no incluye todas las características de nuestros ganadores. Te permite capturar y organizar tareas, recordar fechas límite y revisar la semana por delante. Puedes planificar tus tareas con proyectos y objetivos, resaltar tareas importantes con niveles de prioridad codificados por colores e incluso visualizar tu progreso con gráficos atractivos.

Hay algunas limitaciones en la versión gratuita. Puedes tener un máximo de 80 proyectos y hasta cinco personas pueden acceder a un proyecto. Sí, es una aplicación multiusuario. Una suscripción premium aumentará estos números a 200 y 50, y desbloqueará aún más características, como plantillas, etiquetas, temas y vistas personalizadas.

Descarga Todoist desde la Mac App Store. Es gratis para un plan básico y $44.99/año para premium.

TaskPaper 3 es bastante diferente a las otras aplicaciones que hemos mencionado. Es una aplicación de texto plano y muy minimalista. También es bastante inteligente, ofreciendo una forma muy diferente de trabajar con tus tareas. Organizas tus proyectos, tareas y subtareas en un esquema, y lo encuentro más intuitivo que las funciones de esquema de OmniFocus. Puedes usar etiquetas en cada elemento y filtrar rápidamente toda tu lista por una etiqueta específica.

Cuando la familia de mi hija se mudó con nosotros hace unos años, reorganizar la casa fue una tarea enorme. Así que utilicé un archivo de TaskPaper en Editorial en mi iPad para organizar y hacer un seguimiento de nuestro progreso. Acabo de intentar abrir ese archivo en TaskPaper para Mac por primera vez, y funcionó perfectamente.

TaskPaper cuesta $24.99 en la Mac App Store o $9.99/mes en Setapp. Hay una versión de prueba de 7 días disponible.

Alternativas gratuitas

Aquí hay algunas formas de administrar tu lista de tareas sin gastar dinero.

Usa papel y lápiz

No necesitas absolutamente usar una aplicación para administrar tu lista de tareas. Hay algo satisfactorio en tachar las tareas completadas en una lista de papel. Puedes garabatear en el reverso de un sobre con un lápiz, o comprar un elegante Moleskine o Daytimer, depende totalmente de ti.

Hay cierta redundancia y duplicación al usar papel y lápiz. Puede resultar frustrante, o puede ser una buena manera de revisar tus tareas cada día. Los sistemas de productividad en papel parecen estar volviendo a despegar, y se están desarrollando nuevas metodologías como el Bullet Journal.

Aplicaciones gratuitas de lista de tareas para Mac

Apple Reminders ya está instalado en tu Mac, iPhone y iPad, y te permite crear tareas con recordatorios y listas compartidas. Hace algún tiempo trasladé nuestra lista de compras familiares de Wunderlist a Reminders, y funciona bien. Mi esposa y yo podemos agregar elementos a la lista, y se actualizan automáticamente en nuestros teléfonos. Funciona bien.

La integración con Siri es muy útil. No te imaginas cuántas veces le digo a Siri: «Recuérdame revisar la lavadora en 90 minutos». Crea una tarea en Reminders para mí y me notifica 90 minutos después sin falta.

Servicios web gratuitos de lista de tareas

En lugar de usar una aplicación de Mac, hay varias aplicaciones web que administrarán tu lista de tareas. Podrás acceder a tus tareas desde cualquier dispositivo sin instalar nada.

Toodledo no es la aplicación web más atractiva, pero es gratuita e incluye todas las funciones que necesitarás. Hay aplicaciones móviles disponibles.

Google Tasks es simple y no tiene muchas funciones, pero si usas otras aplicaciones de Google como Gmail o Google Calendar, está bien integrado y puede ser útil.

Asana es una excelente manera de compartir y asignar tareas con tu equipo y es gratuito para hasta 15 miembros del equipo. Hay un plan Pro disponible por $9.99/mes que permite más miembros e incluye más funciones.

El plan básico de Remember the Milk es gratuito e incluye muchas funciones. Si deseas más, puedes actualizar al plan Pro por $39.99/año.

GQueues Lite incluye todas las funciones básicas que necesitas de forma gratuita. Actualiza y obtén funciones adicionales por $25/año.

Las tablas, listas y tarjetas de Trello te permiten a ti y a tu equipo organizar y priorizar tus proyectos. La versión básica es gratuita, y si necesitas funciones adicionales, la clase Business cuesta $9.99/usuario/mes.