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Mejores escáneres de documentos

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Te sientes abrumado por el papel? ¿Cansado de los archivadores y un escritorio desordenado? Es posible que estés leyendo este artículo de revisión porque has decidido que es hora de prescindir del papel. Es posible que nunca elimines por completo el papel de tu oficina, pero puedes crear fácilmente una versión electrónica de cada hoja de papel que tengas. Tus documentos serán más fáciles de acceder, más fáciles de encontrar y más fáciles de compartir. Para empezar, necesitarás un escáner de documentos de calidad.

mejor escáner de documentos

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos de varias páginas y convertirlos en documentos electrónicos buscables. Por lo general, cuentan con alimentadores de hojas confiables que pueden contener docenas de páginas de papel, pueden escanear ambos lados de una página a la vez y vienen con software que puede guardar todas esas páginas en un PDF buscable.

Muchos son inalámbricos, por lo que no tienen que estar en tu escritorio conectados a tu computadora. Pueden escanear a múltiples ubicaciones, incluyendo computadoras, dispositivos móviles y la nube.

El ScanSnap iX1500 de Fujitsu es considerado por muchos como el mejor escáner de documentos disponible. Estoy de acuerdo y tengo uno en mi propia oficina. Es rápido y confiable, y su gran pantalla táctil te permite escanear documentos largos a varias ubicaciones sin necesidad de una computadora.

Para uso móvil, el Doxie Q definitivamente merece ser considerado. Es ligero y pequeño, funciona con batería, ofrece un alimentador de hojas básico, puede conectarse de forma inalámbrica a tus dispositivos e incluso escanear a una tarjeta SD sin necesidad de otros dispositivos.

La mayoría de los usuarios estarán perfectamente satisfechos al elegir cualquiera de estos escáneres (o ambos), pero no son tus únicas opciones. Incluimos varios otros escáneres altamente calificados que también pueden ser adecuados para ti. Sigue leyendo para descubrir cuál es el mejor para ti.

¿Por qué confiar en mí para esta guía de compra?

He pasado por las mismas dificultades con los papeles que tú. Hace seis años tenía bandejas, cajones y cajas llenas de papeles, y no siempre era fácil encontrar el documento correcto. Era un usuario ávido de Evernote y había estado considerando la posibilidad de prescindir del papel durante un tiempo. Después de investigar un poco, compré el Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de sumergirme en la digitalización de todas esas páginas, pasé algún tiempo experimentando con la configuración y decidiendo lo que quería. Finalmente configuré el software incluido para crear PDF de varias páginas, realizar OCR para que los PDF fueran buscables y enviarlos directamente a Evernote. La digitalización de esa manera era rápida y sin esfuerzo y ocurría con solo presionar un botón en el escáner.

A continuación vino el trabajo duro: meses de digitalización. Lo hice en mi tiempo libre, generalmente solo unos minutos a la vez, a veces más tiempo. Tuve muy pocos problemas. Ocasionalmente una página se atascaba (por un grapado o un desgarro), pero una vez que desatascaba la máquina, la digitalización continuaba desde donde se produjo el atasco. No tuve que empezar de nuevo. En general, el proceso fue muy fluido.

Me deshice de la mayoría de los documentos una vez que fueron digitalizados. Había algunos documentos financieros que tuve que guardar durante varios años por razones legales, así que los coloqué en sobres grandes y claramente etiquetados y los guardé. Guardé algunos documentos por razones sentimentales. Cualquier nuevo documento se escaneaba en el momento en que llegaba, pero intenté minimizar esto asegurándome de que mis facturas y otra correspondencia me las enviaran por correo electrónico.

He estado muy contento con la forma en que todo ha funcionado. Poder acceder y organizar mis documentos digitalmente ha marcado una gran diferencia. Así que este año decidí actualizar al Fujitsu ScanSnap iX1500.

Aquí está el motivo:

  • Su bandeja de documentos puede contener más hojas de papel, por lo que puedo comenzar más fácilmente proyectos de digitalización a gran escala, incluida una gran colección de manuales de capacitación de los cursos que he realizado.
  • Es inalámbrico, por lo que no tiene que estar en mi escritorio.
  • Puedo colocarlo en un lugar más accesible para que otros miembros de la familia lo usen.
  • Como es inalámbrico, pueden escanear directamente a sus propios teléfonos, por lo que no tengo que enviarles sus escaneos desde mi computadora.
  • Como puede escanear directamente a la nube, no se requieren computadoras ni dispositivos. Es una solución todo en uno.

Además de mi propia experiencia utilizando escáneres de documentos, también revisé cuidadosamente otros escáneres, teniendo en cuenta las pruebas de la industria y las opiniones de los usuarios. Espero que esta recopilación te ayude a elegir tu propio escáner de documentos.

Mejor escáner de documentos: Los ganadores

Mejor opción: Fujitsu ScanSnap iX1500

El Fujitsu ScanSnap iX1500 es posiblemente el mejor escáner de documentos que puedes comprar. Es inalámbrico y ofrece una gran pantalla táctil que facilita su uso, y ofrece una velocidad de escaneo a color dúplex muy rápida de hasta 50 hojas a la vez. Los escaneos se procesan de manera que incluso pueden verse mejor que el documento original, y el software incluido creará archivos PDF multipágina buscables.

De un vistazo:

  • Alimentador de hojas: 50 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 30 ppm (doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, USB
  • Peso: 7.5 lb, 3.4 kg

El ScanSnap iX1500 es considerado casi universalmente como el mejor escáner de documentos disponible, aunque es razonablemente caro. Las únicas personas que parecen no gustarle son los usuarios del modelo anterior, el ScanSnap iX500.

Muchos de esos usuarios sienten que el escáner anterior se sentía más resistente y que presionar un solo botón era más fácil que lidiar con la nueva pantalla táctil. Como resultado, muchos de ellos le dieron una calificación de una estrella al iX1500, algo injusto si me preguntas.

Aunque el iX500 está descontinuado, todavía está disponible para su compra y se incluye como una opción a continuación. ¿Es mejor que el iX1500 en todos los aspectos? Definitivamente no, y muchos usuarios están encantados con la actualización. Está la nueva pantalla táctil de 4.3 pulgadas que facilita su uso, y si escaneas directamente a la nube, funciona como un dispositivo independiente sin necesidad de una computadora.

¿Por qué es tan popular el ScanSnap iX1500? Tiene una excelente combinación de velocidad, características y facilidad de uso. Es rápido, escaneando ambos lados de hasta 30 páginas por minuto (aunque hay tres escáneres enumerados a continuación que son más rápidos), y el escaneo es silencioso. 50 hojas de papel caben en su confiable alimentador automático de documentos, y la conexión a través de Wi-Fi a tu computadora o dispositivo móvil es muy sencilla.

Luego está el software incluido que mejora automáticamente el escaneo y elimina páginas en blanco, y ofrece la opción de OCR.

El escáner detecta automáticamente el tamaño del papel y si es a color o blanco y negro, rota automáticamente el escaneo si colocas el papel de manera incorrecta, e incluso puede decidir sobre la configuración de calidad de imagen requerida por el documento.

Aunque es muy inteligente, también puedes indicarle al escáner exactamente qué hacer. La forma más fácil de hacerlo es creando múltiples perfiles de escaneo que predefinen los ajustes de escaneo y a dónde se envía el documento escaneado. Un icono para cada perfil está disponible en la pantalla táctil del escáner para mayor comodidad. El escáner es bastante compacto y está disponible en negro o blanco.

No viene con un manual de usuario, aunque hay uno bueno disponible en línea. Me gusta especialmente la sección detallada de «Usos» que explica en detalle cómo utilizar el escáner para una larga lista de aplicaciones, incluyendo compartir documentos, escanear revistas, crear un álbum de fotos, organizar postales y escanear sobres y recibos.

Pero el escáner no es perfecto. Algunos usuarios señalan que las imágenes pierden un poco de calidad, y eso es cierto, después de todo, no es un escáner de fotos. Algunos usuarios informaron problemas en el software incluido, pero la mayoría de ellos parecen haberse solucionado con actualizaciones posteriores. Todavía estoy esperando que el soporte técnico me ayude con un problema de guardado en la nube, y parece que no estoy solo. Pero confío en un resultado positivo.

La mayoría de los usuarios parecen estar encantados con el escáner. El iX1500 es bastante duradero, y un usuario actualizó su reseña después de un año para informar que todo seguía funcionando de manera confiable: motores, rodillos, alimentación y software. Logra convertir un trabajo complejo en algo rápido y fácil.

Lee mi reseña completa del ScanSnap iX1500 si quieres obtener más información sobre este escáner.

Más portátil: Doxie Q

Si estás buscando un escáner para uso portátil, te recomiendo el Doxie Q. Su batería recargable puede manejar 1,000 escaneos con cada carga, por lo que no necesitarás llevar un cable de alimentación. Y puedes guardar tus escaneos directamente en sus 8 GB de memoria SD, por lo que ni siquiera necesitas encender tu computadora.

Si deseas utilizar tu computadora o dispositivo iOS, el escáner es inalámbrico, por lo que no tendrás que llevar un cable USB contigo, y el alimentador automático desplegable te permite escanear documentos de hasta ocho páginas de longitud.

De un vistazo:

  • Alimentador de hojas: 8 hojas,
  • Escaneo a doble cara: No,
  • Velocidad de escaneo: 8 ppm (una cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, USB,
  • Peso: 1.81 lb, 0.82 kg.

El Doxie Q es delgado y compacto, y es el escáner que elegiría si hiciera muchos escaneos fuera de la oficina. Está diseñado específicamente para uso móvil, y no tendrás que llevar un cable de alimentación, un cable USB o incluso una computadora.

Por defecto, tus escaneos se guardarán directamente en una tarjeta de memoria, y esto es genial para uso móvil, pero también significa que tendrás que realizar OCR en tu computadora más tarde, como un paso adicional. Si lo prefieres, también puedes escanear a tu computadora a través de USB habilitando el Escaneo Conectado, pero incluso entonces estás realizando una importación automatizada desde la tarjeta SD en lugar de escanear directamente a la computadora.

Para uso portátil, este escáner parece ser casi ideal, pero se hicieron algunos compromisos para lograr su portabilidad. Es lento, casi una cuarta parte de la velocidad de nuestro escáner ganador anterior, tiene un alimentador automático de documentos bastante limitado y no puede realizar escaneo dúplex. Utilizarlo requerirá más tiempo y esfuerzo, pero puedes hacerlo mientras estás en movimiento sin siquiera encender tu computadora.

Para un escáner portátil, eso parece razonable, pero no si es tu único escáner. El Doxie Q es demasiado lento si también quieres usarlo regularmente en la oficina.

Si quieres un escáner que pueda hacerlo todo, te recomiendo el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W a continuación. Son más rápidos y pueden escanear ambos lados de la página a la vez, manteniéndose bastante portátiles. Pero no funcionan con batería, y el S1300i no ofrece una conexión inalámbrica: tendrás que encender tu computadora y conectar el escáner a un puerto USB.

Otros Grandes Mejores Escáneres de Documentos

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Aunque ahora está descontinuado, el ScanSnap iX500 sigue siendo muy popular y todavía está disponible. Aunque solo tiene un botón y no tiene pantalla táctil, a muchos usuarios les encanta su simplicidad y flexibilidad: iniciar un escaneo con una pulsación corta realizará un tipo de escaneo diferente que una pulsación larga. Algunos usuarios sienten que este escáner se ve mejor y se siente más resistente que su sucesor, el iX1500 (arriba).

Un vistazo rápido:

  • Alimentador de hojas: 50 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 25 ppm,
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, USB,
  • Peso: 6.6 lb, 2.99 kg.

A excepción de la falta de pantalla táctil, el iX500 es muy similar al iX1500 mencionado anteriormente: tiene el mismo alimentador de 50 hojas, resolución de 600 dpi, interfaces Wi-Fi y USB, y un diseño compacto. Escanea un poco más lento (pero aún en dúplex) y te permite configurar perfiles de escaneo, aunque no encontrarás un icono para cada uno de ellos en el escáner.

Los usuarios lo consideran un caballo de batalla. Ha estado disponible desde 2013, por lo que ha habido muchas oportunidades para probar su durabilidad, y algunos usuarios escanean cientos de páginas todos los días. Parece ser un favorito en las oficinas de abogados, donde el personal necesita lidiar con una cantidad increíble de papeleo. Una oficina de abogados compró uno en 2013, y cuando murió en 2017, fueron a comprar otro de inmediato.

Otro usuario compró uno para un proyecto de escaneo que pensaba que llevaría semanas y lo terminó en un día. Esto se debe no solo a la velocidad del escáner, sino también a la facilidad de uso.

Pero según los comentarios de algunos usuarios, parece que configurar el Wi-Fi no es tan fácil como con el iX1500. Algunos usuarios encontraron el software más difícil de configurar de lo que esperaban, y estos usuarios provienen tanto de Windows como de Mac. Pero una vez que el software ScanSnap está configurado, el tiempo que se tarda desde presionar el botón de escaneo hasta obtener un PDF multipágina y con capacidad de búsqueda tiende a ser significativamente más rápido que las impresoras de otros fabricantes.

2. RavenScanner Original

El RavenScanner Original es un escáner muy valorado con muchas características en común con nuestro ganador. Tiene una pantalla táctil grande para escaneo sin computadora, un alimentador de documentos de 50 hojas, una resolución máxima de 600 dpi y funciona de forma inalámbrica o por cable (pero utiliza Ethernet en lugar de USB). Sin embargo, su velocidad de escaneo es casi la mitad que la de nuestro ganador.

Un vistazo rápido:

  • Alimentador de hojas: 50 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 17 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, Ethernet,
  • Peso: 6.17 lb, 2.8 kg.

Puedes hacer aún más desde la pantalla táctil del escáner que con nuestro ganador. Al igual que el ScanSnap iX1500, el RavenScanner puede enviar tus documentos escaneados a varios lugares, incluida la nube, pero también puede enviarlos por correo electrónico o fax directamente desde el escáner y guardarlos en una unidad flash conectada. Incluso puedes realizar edición básica de documentos utilizando la pantalla táctil de 7 pulgadas.

Este escáner es un producto nuevo para 2019, por lo que es difícil evaluar cómo se mantiene a largo plazo. Los usuarios parecen estar muy satisfechos hasta ahora, y el escáner tiene la calificación más alta de todos los revisados, pero aún no tiene suficientes reseñas como para darle demasiado peso a esa calificación. Los usuarios adoran poder escanear sin una computadora y lo comparan muy positivamente con los escáneres de Fujitsu.

Si estás buscando algo un poco más potente y estás dispuesto a pagar más, la compañía también ofrece un escáner más caro con mejores especificaciones, el RavenScanner Pro. Tiene una pantalla táctil de 8 pulgadas, un alimentador de 100 hojas y puede escanear 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

El Epson DS-575 se parece a nuestro ganador cuando está cerrado, aunque tiene una serie de botones e indicadores en lugar de una pantalla táctil. También tiene especificaciones similares, incluida una velocidad de escaneo ligeramente más rápida. Aunque ha estado en el mercado más tiempo que el iX1500, no ha ganado la misma popularidad.

Un vistazo rápido:

  • Alimentador de hojas: 50 hojas, 96 reseñas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 35 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, USB,
  • Peso: 8.1 lb, 3.67 kg.

El Epson DS-575 tiene más en común con el antiguo ScanSnap iX500 que con el nuevo iX1500. Ofrece conectividad inalámbrica o USB, te permite escanear a tu computadora, dispositivo móvil o la nube, e incluye un alimentador de 50 hojas y tiempos de escaneo dúplex muy rápidos. Se pueden crear perfiles para diferentes tipos de escaneos. Pero no tiene una pantalla táctil, lo que te hace depender más de tu computadora o dispositivo al elegir opciones de escaneo.

Las reseñas de los consumidores son generalmente positivas. Los usuarios encontraron que el software era más fácil de instalar que el de Fujitsu, aunque se quejaron de tener que descargarlo, pero una vez instalado, es menos capaz. Los usuarios también encontraron que recuperarse de un atasco de papel no es tan fácil como cuando se usa un ScanSnap, aunque afortunadamente, los atascos parecen ser bastante raros, y los escaneos en blanco y negro no tienen la misma calidad que los escaneos en color.

Otra alternativa muy similar de Epson es el ES-500W. Tiene especificaciones idénticas y un diseño muy similar, pero es de color negro en lugar de blanco. Un problema con la línea de productos de Epson es la falta de diferenciación. Estos escáneres son tan similares que es difícil saber por qué elegirías uno sobre el otro. También están disponibles versiones no inalámbricas de ambos escáneres a un precio reducido.

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

El S1300i es el hermano menor del ScanSnap iX1500. Es la mitad de rápido y necesita estar conectado a tu computadora para funcionar. Es más potente que el Doxie Q, pero no tan portátil. Usé uno para escanear miles de hojas de papel durante varios años y nunca tuve un problema.

Un vistazo rápido:

  • Alimentador de hojas: 10 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 12 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: USB,
  • Peso: 3.09 lb, 1.4 kg.

Aunque no es tan rápido como nuestro ganador, 12 páginas a doble cara por minuto no está mal. (Pero ten en cuenta que la velocidad se reduce a solo 4 ppm cuando se utiliza la alimentación USB, por lo que para trabajos de escaneo más grandes definitivamente querrás conectarlo a la corriente). Si tienes una gran cantidad de papeleo acumulado para escanear, terminarás el trabajo el doble de rápido con el iX1500, pero si la portabilidad o el precio son importantes para ti, este escáner es una excelente alternativa.

El alimentador de documentos solo puede contener 10 páginas, pero a veces logro ajustar más. Y para documentos muy grandes, tuve éxito al agregar más páginas mientras se escaneaba la última hoja para producir un PDF multipágina único que contiene todas las páginas.

La operación de un solo botón fue bastante intuitiva, y pude crear varios perfiles de escaneo en mi computadora. Sin embargo, no pude seleccionarlos desde el escáner, como se puede hacer con el iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compacto

Para un escáner portátil, el Brother ADS-1700W tiene muchas características. Tiene una pantalla táctil de 2.8 pulgadas, conectividad inalámbrica y un alimentador automático de documentos de 20 hojas. Puede realizar escaneos dúplex a una velocidad rápida de 25 ppm (significativamente más rápido que otros escáneres portátiles que cubrimos).

Pero necesitas enchufarlo a una toma de corriente. No tiene una batería como el Doxie Q o funciona con alimentación USB como el ScanSnap S1300i.

En resumen:

  • Alimentador de hojas: 20 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 25 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, micro-USB,
  • Peso: 3.3 lb, 1.5 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, puedes crear accesos directos para tipos específicos de escaneos, y estos se mostrarán como iconos en la pantalla táctil. Puedes escanear directamente a una memoria USB, por lo que es posible escanear sin una computadora.

Alternativamente, puedes escanear directamente a tu computadora o dispositivo móvil. Sin embargo, los usuarios se sorprendieron al descubrir que el escáner no puede escanear directamente a la nube, FTP o correo electrónico sin la ayuda de una computadora. El sitio web oficial parece ser un poco engañoso en este aspecto.

Las velocidades de escaneo son significativamente más rápidas que otros escáneres portátiles, y el alimentador automático de documentos puede contener 20 hojas, mejor que la competencia nuevamente. Esto hace que sea un excelente escáner si deseas usarlo tanto en la oficina como en la carretera. Aunque deberás llevar un cable de alimentación contigo, la conexión Wi-Fi hace que llevar un cable micro-USB sea opcional.

Aunque creo que el Doxie Q ofrece la mejor experiencia portátil, no necesitas enchufarlo a la corriente ni llevar una computadora, el ADS-1700W es una mejor opción para los usuarios que priorizan un escaneo más rápido y un alimentador de documentos de mayor capacidad. Solo ten en cuenta que es el doble de pesado y deberás llevar un cable de alimentación contigo.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Vamos a ver algunas opciones más caras. El Brother ADS-2800W es más grande y pesado que nuestro ganador, pero ofrece un escaneo más rápido de 40 ppm y una opción de Wi-Fi, Ethernet y USB. Está diseñado para grupos de trabajo pequeños y medianos y admite destinos de escaneo más relevantes para ese entorno, como carpetas de red, FTP, SharePoint y unidades de memoria USB.

En resumen:

  • Alimentador de hojas: 50 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 40 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: Wi-Fi, Ethernet, USB,
  • Peso: 10.03 lb, 4.55 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, el ADS-2800 te permite escanear a varios destinos directamente desde la pantalla táctil del dispositivo (un poco más pequeña). La imagen escaneada se optimiza eliminando perforaciones, limpiando bordes y eliminando ruido de fondo.

Pero a pesar de la velocidad de escaneo rápida, un usuario se frustró con el tiempo que tomó procesar el documento después del escaneo. Informó que un documento de 26 páginas tardó 9 minutos y 26 segundos, y el escáner no se pudo usar durante ese tiempo. Parece que estaba usando una computadora potente, y no estoy seguro de que haya habido algún error del usuario.

El software parece ser más limitado que el de Fujitsu. Por ejemplo, al iniciar escaneos desde la pantalla táctil, solo se puede seleccionar una computadora como destino. Para enviar escaneos a otras computadoras, debes iniciar el escaneo desde esa computadora.

Si deseas más potencia y estás dispuesto a pagar por ella, considera el Brother ImageCenter ADS-3000N. Ofrece un escaneo aún más rápido de 50 ppm y está diseñado para grupos de trabajo medianos y grandes, pero no tiene pantalla táctil ni admite Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

La serie de escáneres ScanSnap de Fujitsu está diseñada para la oficina en casa. El fi-7160 es uno de sus escáneres de grupos de trabajo. Cuesta significativamente más, pero tiene un alimentador de documentos que puede contener 80 páginas (en lugar de 50) y escanea a 60 ppm (en lugar de 30). Sin embargo, el dispositivo es más grande y pesado y no tiene pantalla táctil.

En resumen:

  • Alimentador de hojas: 80 hojas,
  • Escaneo a doble cara: Sí,
  • Velocidad de escaneo: 60 ppm (a doble cara),
  • Resolución máxima: 600 dpi,
  • Interfaz: USB,
  • Peso: 9.3 lb, 4.22 kg.

Este escáner está diseñado para permitir que un grupo de trabajo escanee documentos multipágina grandes más rápido que nunca. Para lograr esto, ofrece una velocidad de escaneo más rápida y un alimentador de documentos más grande que cualquier otro escáner que cubrimos, y está clasificado para manejar hasta 4,000 escaneos al día. Si tu objetivo es adoptar un enfoque directo para completar un trabajo de escaneo grande, el fi-7160 es una buena opción.

Pero ese poder tiene un costo: este escáner no ofrece conectividad inalámbrica ni pantalla táctil. Deberás mantener el escáner enchufado al puerto USB de una computadora en la oficina y seleccionar tus opciones de escaneo desde el software incluido que se ejecuta en esa computadora.

Los usuarios lo consideran un escáner sólido al procesar grandes volúmenes de papel en un solo escritorio, por ejemplo, en una oficina de abogados, y muchas oficinas compran múltiples unidades. La calidad de la salida es muy alta y, con la configuración correcta, normalmente puedes comenzar un escaneo simplemente presionando el botón en la máquina.

¿Por qué ir sin papel?

«¿Dónde está ese documento?» «¿Por qué está tan desordenado mi escritorio?» «¿Archivamos alfabéticamente?» «¿Puedes hacerme una fotocopia?» «Creo que está en la página 157.» «Lo siento, dejé el documento en casa.»

Eso son seis cosas que nunca tendrás que decir una vez que te vuelvas sin papel. Cada negocio debería considerarlo. Aquí hay seis buenas razones:

  • Ahorras espacio. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu computadora o dispositivo móvil. No tendrás montones de papel en tu escritorio ni una habitación llena de archivadores.
  • Búsqueda. Puedes encontrar la información que deseas más fácilmente. Podrás buscar el archivo que necesitas y, si se ha realizado el reconocimiento óptico de caracteres, también buscar texto dentro del archivo.
  • Acceso en cualquier momento y lugar. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu computadora y llevarlos contigo en un dispositivo móvil.
  • Organización de documentos. Utiliza el sistema de archivos para organizar y sincronizar tus documentos, o colócalos en un sistema de gestión de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud para obtener una mayor flexibilidad.
  • Compartir y comunicar. Los documentos digitales pueden ser accedidos por cualquier persona en tu oficina y fácilmente compartidos con otros a través de correo electrónico y varios servicios en la nube.
  • Seguridad. Los documentos digitales pueden ser respaldados fácilmente, protegidos con contraseña y almacenados en medios seguros.

Lo que necesitas saber de antemano sobre la eliminación del papel

Escanear cada documento en papel en su oficina es un trabajo grande. No lo haga más difícil de lo necesario. Eso comienza con elegir la herramienta adecuada para el trabajo.

Es probable que ya tenga un escáner, probablemente un escáner de cama plana conectado a una impresora económica. Es posible que esté tentado a comenzar con ese escáner, pero probablemente se arrepentirá. Colocar cada página en el escáner manualmente y escanear lentamente un lado a la vez es una receta para la frustración. Es más probable que se rinda que termine. Un trabajo que tomaría segundos en el escáner correcto le llevará horas.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos grandes de varias páginas. Tienen un alimentador de documentos que le permite escanear hasta 50 páginas a la vez, y generalmente escanearán ambos lados del papel al mismo tiempo (escaneo dúplex). El software incluido los almacenará como PDF de varias páginas y realizará reconocimiento óptico de caracteres para hacerlos buscables, todo en tiempo real.

Pero es útil tener otros tipos de escáneres disponibles. Un escáner de fotos hará un trabajo más preciso con imágenes, y un escáner de cama plana manejará mejor el material encuadernado y el papel delicado. Una aplicación de escaneo en su teléfono le permitirá escanear un recibo en un restaurante en ese momento, en lugar de tener que recordar hacerlo más tarde.

Una vez que haya escaneado todos sus documentos, manténgase al tanto a medida que lleguen nuevos documentos y trate de detener la inundación. ¡Si hay una opción para recibir esos documentos electrónicamente, tómela!

Cómo seleccionamos estos mejores escáneres de documentos

Calificaciones positivas de los consumidores

He estado escaneando documentos durante años, pero solo tengo experiencia real con dos escáneres, por lo que necesito basarme en una gama más amplia de experiencias. En esta reseña, he tenido en cuenta las pruebas de la industria y las opiniones de los consumidores.

Las pruebas realizadas por expertos de la industria brindan una imagen detallada de lo que se puede esperar de un escáner. Por ejemplo, Wirecutter ha invertido 130 horas investigando y probando una variedad de escáneres a lo largo de varios años. Las opiniones de los consumidores también son de gran ayuda. Alguien que haya comprado un escáner con su propio dinero tiende a ser honesto y franco acerca de sus experiencias positivas y negativas.

En esta selección, hemos incluido escáneres con una calificación de 3.8 estrellas o más, preferiblemente con reseñas realizadas por cientos de usuarios.

Con cable o inalámbrico

Tradicionalmente, un escáner de documentos se colocaría en tu escritorio y se conectaría a uno de los puertos USB de tu computadora. En muchas situaciones, eso funciona perfectamente, y fue mi configuración durante muchos años.

Pero dificulta que otras personas accedan al escáner y agrega desorden a tu escritorio. Cuando un escáner es utilizado por varias personas, tiene sentido elegir un modelo inalámbrico que se pueda colocar en una ubicación central y escanear hacia varias ubicaciones, incluyendo dispositivos móviles o incluso directamente a la nube.

Escaneo rápido de varias páginas

Como primer paso, muchas personas tendrán una gran cantidad de documentos acumulados que necesitan ser escaneados. Esa fue ciertamente mi experiencia. En ese caso, un escáner rápido puede ahorrarte semanas de trabajo.

Elige un escáner con un alimentador automático de documentos (ADF) que te permita escanear hasta 50 hojas a la vez. Esto es especialmente útil para documentos muy largos en los que esperas tener un PDF de varias páginas. También busca velocidades de escaneo rápidas (medidas en páginas por minuto, o ppm) y la capacidad de escanear ambos lados del papel al mismo tiempo.

Portabilidad

Si tu trabajo te lleva fuera de la oficina durante varios días, es posible que desees comprar un escáner más portátil. Muchos de los escáneres de documentos más portátiles no tienen un alimentador de hojas. Son adecuados para escanear solo una página a la vez, pero se vuelven frustrantes con trabajos más grandes.

Por lo tanto, solo hemos incluido escáneres portátiles con un ADF en esta selección. Si estás comprando un segundo escáner para este propósito, recomiendo el Doxie Q. Si prefieres comprar solo un escáner tanto para la oficina como para viajar, el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W ofrecen un mejor equilibrio de características.

¿Hay otros buenos escáneres de documentos que valga la pena incluir en esta lista recomendada? Haznos saber tu opinión.