Podemos ganar una pequeña comisión cuando compras algo a través de los enlaces en esta publicación.
Consulta nuestra declaración de divulgación.

Revisión de Monday.com

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Por qué confiar en mí para esta revisión de Monday.com

Mi nombre es Adrian Try y he estado utilizando software de computadora para mantenerme productivo desde la década de 1980. Disfruto de programas que (como Monday.com) te permiten construir un sistema pieza por pieza como bloques de construcción, y uno de mis favoritos fue una herramienta de gestión de información basada en equipos poco conocida de la década de 1990 llamada DayINFO.

Mis administradores de tareas favoritos hoy en día son Things y OmniFocus, pero estos son para individuos, no para equipos. He probado varias alternativas para equipos, incluyendo AirSet, GQueues, Nirvana, Meistertask, Hitask, Wrike, Flow, JIRA, Asana y Trello. También he evaluado software de gestión de proyectos completo como Zoho Project y GanttProject basado en Linux, TaskJuggler y OpenProj.

En términos de experiencia regular día a día, varios equipos de publicación con los que he trabajado en la última década han elegido Trello para hacer un seguimiento del progreso de los artículos desde la concepción hasta la publicación. Es una gran herramienta y un competidor cercano de Monday.com. ¿Cuál es el mejor para tu equipo? Sigue leyendo para descubrirlo.

Reseña de Monday.com: ¿Qué hay para ti?

Monday.com se trata de mantener a tu equipo productivo y en el circuito, y enumeraré sus características en las siguientes seis secciones. En cada subsección, exploraré lo que ofrece la aplicación y luego compartiré mi opinión personal.

1. Seguimiento de tus proyectos

Monday.com es una herramienta altamente configurable y no viene configurada de fábrica para tu equipo. Ese es tu primer trabajo, por lo que deberás decidir exactamente qué quieres rastrear. Todo tu equipo trabajará desde Monday.com, por lo que el tiempo y el pensamiento que dediques a su estructura inicial pueden marcar una gran diferencia en su productividad.

¿Cómo puede utilizar tu equipo Monday.com? Aquí tienes algunas ideas para mostrarte lo que es posible:

  • Una lista de tareas semanales,
  • Un calendario de redes sociales,
  • Planificación de blogs y un calendario de contenido,
  • Gestión de recursos,
  • Directorio de empleados,
  • Turnos semanales,
  • Un tablero de vacaciones,
  • CRM de ventas,
  • Órdenes de suministros,
  • Lista de proveedores,
  • Lista de comentarios de usuarios,
  • Lista de funciones de software pendientes y cola de errores,
  • Hoja de ruta de productos anual.

Afortunadamente, no tienes que crear todo de una vez. Se puede hacer un bloque de construcción a la vez y ajustarlo a medida que tus necesidades crezcan. Hay más de 70 plantillas disponibles para ayudarte a empezar.

El bloque de construcción básico en Monday.com es el pulso o elemento. (La plataforma solía llamarse daPulse). Estas son las cosas que necesitas rastrear, piensa en «mantener el dedo en el pulso». En la mayoría de los casos, serán tareas que marcas cuando se completan. Se pueden organizar en grupos y colocar en diferentes tableros.

Cada pulso puede tener diferentes atributos y tú decides cuáles son. Podrían ser el estado de la tarea, la fecha de vencimiento y la persona a la que se asigna. Estos atributos se muestran como columnas en una hoja de cálculo. Cada tarea es una fila y se pueden reorganizar arrastrando y soltando.

Aquí tienes un ejemplo. Una plantilla es una lista de tareas semanales. Cada tarea tiene columnas para la persona asignada, la prioridad, el estado, la fecha, el cliente y el tiempo estimado requerido. El tiempo estimado se suma, por lo que puedes ver cuánto tiempo requieren estas tareas durante la próxima semana. Si tienes demasiado que hacer, puedes arrastrar algunas tareas al grupo «Próxima semana».

Las columnas se pueden editar desde un menú desplegable. Se puede cambiar el título, el ancho de la columna y la ubicación de la columna. La columna se puede ordenar y se puede agregar un pie de página con un resumen. Se puede eliminar la columna o agregar una nueva. Alternativamente, se puede agregar una nueva columna haciendo clic en el botón «+» a la derecha.

Los valores y colores de las columnas también se pueden cambiar fácilmente. Aquí tienes el cuadro emergente para editar el estado.

El estado codificado por colores de un pulso puede mostrarte de un vistazo en qué punto se encuentra.

Mi opinión personal: Debido a que Monday.com es tan personalizable, debería adaptarse a la mayoría de los equipos. Pero hay un período de configuración inicial antes de que puedas ser productivo con la aplicación. Afortunadamente, no necesitas configurarlo todo de una vez y la aplicación crecerá contigo.

2. Ver tus proyectos de diferentes maneras

Pero un tablero de Monday.com no tiene que parecerse a una hoja de cálculo (llamada vista de «Tabla principal»). También puedes verlo como una línea de tiempo, Kanban, calendario o gráfico. También hay vistas para mostrar archivos, mapas y formularios. Eso hace que Monday.com sea muy flexible.

Por ejemplo, al usar la vista de Kanban, Monday.com se parece más a su competidor Trello. Pero aquí Monday.com es más flexible porque puedes elegir en qué columna agrupar los pulsos. Así que tu lista de tareas semanales se puede agrupar por Prioridad…

… o por Estado.

Puedes arrastrar una tarea de una columna a otra y la prioridad o el estado cambiarán automáticamente. Y puedes ver los detalles de una tarea haciendo clic en ella.

La vista de Línea de tiempo es un gráfico de Gantt mucho más simplificado, similar al utilizado por otros gestores de proyectos. Esta vista facilita la visualización y planificación de tu semana.

Pero no tiene el poder de un verdadero gráfico de Gantt. Por ejemplo, no se admiten dependencias. Entonces, si una tarea requiere que otra se termine antes de poder comenzar, Monday.com no pospondrá automáticamente la tarea hasta entonces. Una aplicación de gestión de proyectos completa está diseñada para ocuparse de detalles como ese.

Otra forma de visualizar tu semana es la vista de Calendario, de la cual hablaremos más abajo.

Y según tus necesidades, también puedes ver tu tablero por ubicación en una vista de mapa, o visualizar el progreso de tu equipo con gráficos.

Mi opinión personal: Las vistas de Monday.com te ofrecen diferentes formas de visualizar tus proyectos. Esto hace que la aplicación sea mucho más versátil, permitiéndole comportarse más como Trello, gestores de proyectos y más.

3. Un lugar central para la comunicación y el intercambio de archivos

En lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro sobre un proyecto, puedes discutirlo desde dentro de Monday.com. Puedes dejar un comentario en un pulso y adjuntar un archivo. Puedes mencionar a otros miembros del equipo en un comentario para llamar su atención.

Los comentarios pueden incluir listas de verificación, por lo que puedes usar un comentario para desglosar los pasos necesarios para completar un pulso y marcarlos a medida que avanzas. A medida que completas cada elemento, un pequeño gráfico indica tu progreso. Utilízalo como una forma rápida y sencilla de crear subtareas.

También hay un lugar para agregar material de referencia a una tarea. Pueden ser instrucciones detalladas, un resultado, archivos necesarios, preguntas y respuestas o simplemente una nota rápida.

Y se mantiene un registro de todo el progreso y los cambios para que puedas estar al día con lo que se ha hecho en una tarea, para que nada se pierda.

Desafortunadamente, no hay herramientas de marcado. Por lo tanto, aunque puedes cargar un PDF o una imagen para ilustrar lo que deseas que se haga, no puedes escribir, dibujar ni resaltar en él para facilitar la discusión. Eso sería una adición útil a la plataforma.

Mi opinión personal: Monday.com puede agilizar tu flujo de trabajo y mantener todo lo que tu equipo necesita en un solo lugar. Todos los archivos, información y discusión sobre cada elemento de la lista de tareas están justo donde los necesitas, no dispersos entre el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería, Google Drive y Dropbox.

4. Utilice formularios para impulsar su flujo de trabajo

Ahorre tiempo en la entrada de datos haciendo que sus clientes lo hagan por usted. Monday.com le permite crear un formulario basado en cualquier tablero e incrustarlo en su sitio web. Cada vez que un cliente completa el formulario, la información se agrega automáticamente a ese tablero en Monday.com. Por ejemplo, un cliente puede pedir un producto en línea y todos los detalles se agregarán en el lugar correcto.

Un formulario es solo otra vista de su tablero. Para agregar uno, haga clic en «Agregar vista» en el menú desplegable cerca de la parte superior de su tablero.

Una vez que su tablero tenga un formulario asociado, elija la vista de formulario, personalice su formulario y luego incrustelo en su sitio web. Eso es bastante simple.

Los formularios tienen todo tipo de usos prácticos. Se pueden utilizar para pedir productos, reservar servicios, dejar comentarios y mucho más.

Mi opinión personal: Monday.com promete mantener todo lo que su equipo necesita en un solo lugar, y la función de formularios incrustados es una forma muy útil de obtener información adicional. Permiten que sus clientes agreguen directamente pulsaciones a sus tableros donde usted puede hacer un seguimiento y actuar sobre ellos.

5. Calendarios y programación

Monday.com ofrece una vista de calendario para cada tablero (suponiendo que haya al menos una columna de fecha) y también puede agregar pulsos a su Calendario de Google. Además de eso, hay plantillas para actividades basadas en tiempo y fecha, que incluyen:

  • Programación de clientes,
  • Planificación de eventos,
  • Programación de redes sociales,
  • Seguimiento de campañas,
  • Calendario de contenido,
  • Programación de construcción,
  • Tablero de vacaciones.

Eso le permite usar Monday.com para realizar un seguimiento de su tiempo de diversas formas. Por ejemplo, un agente de bienes raíces podría tener un calendario de cuándo están abiertas las casas para inspección. Una oficina podría tener un calendario de citas. Un fotógrafo podría tener un calendario de reservas.

Desafortunadamente, las tareas y citas recurrentes no son compatibles. Y algunos usuarios encontraron que sus necesidades superaron la capacidad de escalabilidad de Monday.com.

El seguimiento del tiempo es útil para fines de facturación, así como para ver dónde realmente se fue su tiempo, pero desafortunadamente, Monday.com no lo ha incluido. Si necesita registrar cuánto tiempo pasó con un cliente o cuánto tiempo dedicó a una tarea, deberá utilizar otra aplicación para lograrlo. La integración de Monday.com con Harvest puede ayudar aquí.

Finalmente, Monday.com facilita la creación de una variedad de widgets de tablero que muestran tareas de todos sus tableros en un solo calendario o línea de tiempo. Asegúrese de que nada se pase por alto.

Mi opinión personal: Cada tablero de Monday.com que contiene una fecha se puede ver como un calendario, y puede crear un calendario que muestre sus pulsos de cada tablero para tener una idea de sus compromisos de tiempo en una sola pantalla.

6. Ahorre esfuerzo con automatizaciones e integraciones

Haga que Monday.com trabaje para usted. ¡Automatice! Las completas funciones de automatización de la aplicación y su integración con servicios de terceros pueden eliminar el tiempo perdido en procesos manuales para que su equipo pueda concentrarse en lo que es importante.

También tiene acceso a la API de Monday.com, por lo que puede crear sus propias integraciones si tiene habilidades de programación. Todo esto está disponible si se suscribe al plan Standard o superior.

Veamos un ejemplo. Imagina que SoftwareHow estaba utilizando Monday.com para llevar un seguimiento de nuestro calendario de publicaciones. Actualmente estoy trabajando en una reseña de Monday.com que tiene el estado «Trabajando en ello».

Cuando termine el artículo y lo envíe para su revisión, necesitaría cambiar el estado del pulso, arrastrarlo a un grupo «Enviado para aprobación» y enviar un correo electrónico o mensaje a JP para informarle. O podría utilizar las potentes funciones de Monday.

Primero, puedo utilizar la automatización para mover el pulso al grupo correcto simplemente cambiando el estado. Hago clic en el pequeño icono de robot en la parte superior de la pantalla y elijo una acción.

Encuentro lo que estoy buscando y cambio los valores predeterminados.

Ahora, cuando cambie el estado de mi tarea a «Enviado», se moverá automáticamente al grupo «Enviado para aprobación». Y además, también puedo notificar a JP a través de Monday.com que el artículo está listo para que lo revise creando otra acción.

O mediante el uso de integraciones, podría notificarle de alguna otra manera, por ejemplo, por correo electrónico o Slack. Monday.com puede funcionar con una amplia gama de servicios de terceros, incluyendo MailChimp, Zendesk, Jira, Trello, Slack, Gmail, Google Drive, Dropbox, Asana y Basecamp. Incluso puedo adjuntar un borrador de Google Docs del artículo al pulso.

La forma en que Monday.com puede enviar automáticamente un correo electrónico cuando se cambia un estado (u otro atributo) es increíblemente útil. Un departamento de recursos humanos puede enviar automáticamente una carta de rechazo cuando el estado de una solicitud cambia a «No es adecuado». Una empresa puede enviar un correo electrónico a un cliente informándole que su pedido está listo simplemente cambiando el estado a «Listo».

El plan Standard está limitado a 250 acciones de automatización al mes y otras 250 acciones de integración al mes. Si utiliza mucho estas funciones, deberá estar atento a su uso. Los planes Pro y Enterprise aumentan estos números a 250,000.

En mi opinión personal: Los formularios facilitan la obtención de información en Monday.com. Las integraciones facilitan la obtención de información. Puede crear plantillas de correo electrónico personalizadas para una variedad de escenarios que se envían automáticamente simplemente cambiando un estado. O puede agregar funcionalidad adicional a Monday.com a través de una automatización bien pensada.

Razones detrás de mis calificaciones del lunes

Efectividad: 4.5/5

La versatilidad de Monday.com le permite convertirse en el centro de su negocio. Su flexibilidad lo hace adecuado para una amplia gama de escenarios. Carece de tareas recurrentes y herramientas de marcado, y un usuario descubrió que la función de programación no se adaptaba a sus necesidades, pero la mayoría de los equipos encontrarán que esta aplicación ofrece mucho para mejorar su productividad.

Precio: 4/5

Monday.com ciertamente no es barato, pero es bastante competitivo en cuanto al costo de servicios similares. Sería bueno si el plan básico fuera gratuito, algo que tanto Trello como Asana ofrecen.

Fácil de usar: 4.5/5

Crear una solución personalizada con Monday.com es bastante fácil de hacer. Como dije antes, es como construir con lego. Puedes hacerlo pieza por pieza y agregar funciones a medida que las necesites. Pero antes de que tu equipo pueda usar el servicio, tendrás que configurar algunos tableros.

Soporte: 4.5/5

La función de ayuda incorporada de la aplicación te permite escribir algunas palabras para encontrar la información que necesitas. Tuve que hacer eso varias veces mientras escribía esta reseña, no era obvio por dónde empezar al crear formularios y acciones. Hay una base de conocimientos y una serie de seminarios web y tutoriales en video disponibles, y puedes contactar al equipo de soporte a través de un formulario web.

Me reí a carcajadas cuando vi las opciones de velocidad de soporte: «Soporte increíble (aproximadamente 10 minutos)» y «Dejar todo y responderme». En la página de contacto del sitio se enumeran una dirección de correo electrónico de soporte y un número de teléfono.

Alternativas a Monday.com

Hay muchas aplicaciones y servicios web en este espacio. Aquí hay algunas de las mejores alternativas.

Trello: Trello (desde $9.99/usuario/mes, hay un plan gratuito disponible) utiliza tableros, listas y tarjetas para permitirte colaborar con tu equipo (o equipos) en una variedad de proyectos. Se incluyen comentarios, adjuntos y fechas de vencimiento en cada tarjeta.

Asana: Asana (desde $9.99/usuario/mes, hay un plan gratuito disponible) también está diseñado para mantener a los equipos enfocados en metas, proyectos y tareas diarias. Las tareas se pueden ver en listas o en tarjetas, y una función de instantánea muestra cuánto trabajo tienen los miembros del equipo, y te permite reasignar o reprogramar tareas para mantener el trabajo equilibrado.

ClickUp: ClickUp (desde $5/usuario/mes, hay un plan gratuito disponible) es otra aplicación de productividad de equipo personalizable, y cuenta con más de 1,000 integraciones con servicios de terceros. Ofrece varias vistas de cada proyecto, incluyendo tiempo, lista, tablero y caja. A diferencia de Monday.com, admite dependencias de tareas y listas de verificación recurrentes.

ProofHub: ProofHub (desde $45/mes) ofrece un lugar para todos tus proyectos, equipos y comunicaciones. Utiliza tableros Kanban para visualizar tareas y proyectos, así como gráficos de Gantt reales con dependencias entre tareas. También se admiten el seguimiento del tiempo, el chat y los formularios.

Conclusión

¿Quieres mantener a tu equipo en movimiento? Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos basada en la web que es flexible y altamente personalizable. Puede convertirse en el centro de tu organización.

Lanzado en 2014, es una potente aplicación de gestión de tareas para equipos que permite a todos ver el progreso y mantenerse en el camino correcto. Simplifica y centraliza la comunicación, reduciendo la cantidad de correos electrónicos con los que tienes que lidiar y simplificando el intercambio de documentos. Todo lo que tu equipo necesita para hacer las cosas está en un solo lugar.

Las tareas se pueden mostrar en listas como una aplicación de gestión de tareas, tableros Kanban como Trello o una línea de tiempo como un gestor de proyectos. Monday.com es más poderoso que Trello y Asana, pero carece de las funciones avanzadas de software de gestión de proyectos completo como Microsoft Project.

Es un servicio basado en la web con una interfaz atractiva y moderna. Hay aplicaciones de escritorio (Mac, Windows) y móviles (iOS, Android) disponibles, pero básicamente ofrecen el sitio web en una ventana.

Monday.com ofrece una prueba gratuita de 14 días y una variedad de planes. El más popular es el Estándar y cuesta alrededor de $8 por usuario al mes. Los planes están escalonados, por lo que si tienes 11 usuarios, estarás pagando por 15, lo que aumenta efectivamente el precio por usuario (a $10.81 en este caso). La versión Pro cuesta un 50% más y ofrece funciones adicionales.

Estos precios son caros pero competitivos. Trello y Asana ofrecen servicios similares y sus planes populares cuestan alrededor de $10 al mes por usuario. Sin embargo, sus planes de nivel básico son gratuitos, mientras que el de Monday.com no lo es.

Entonces, ¿qué opinas de esta reseña de Monday.com? Deja un comentario abajo.