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Revisión de Things 3

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Por qué confiar en mí para esta reseña

Mi nombre es Adrian, y me encantan las aplicaciones y los flujos de trabajo que me ayudan a mantenerme productivo. He utilizado de todo, desde Daytimers hasta construir mi propia aplicación de lista de tareas utilizando una base de datos.

Desde que me mudé a Mac, he utilizado una variedad de aplicaciones de macOS y web, incluyendo Todoist, Remember the Milk, OmniFocus y Things. He probado con Wunderlist y Apple Reminders, y he experimentado con muchas de las alternativas disponibles.

De todas estas, me siento más cómodo con Things de Cultured Code, que ha sido mi gestor de tareas principal desde 2010. Se ve bien, es ágil y receptivo, se siente moderno, tiene todas las funciones que necesito y se adapta a mi flujo de trabajo. También lo uso en mi iPhone y iPad.

Me queda bien. Tal vez también sea adecuado para ti.

Revisión detallada de la aplicación Things 3

Things 3 se trata de gestionar tus tareas, y enumeraré sus características en las siguientes seis secciones. En cada subsección, primero exploraré lo que ofrece la aplicación y luego compartiré mi opinión personal.

1. Seguimiento de tus tareas

Si tienes mucho que hacer, necesitas una herramienta que te ayude a decidir qué hacer hoy, te recuerde cuando las tareas importantes vencen y saque de tu campo de visión las tareas de las que aún no tienes que preocuparte. Eso es Things 3.

Una nueva tarea en Things puede incluir un título, notas, varias fechas, etiquetas y una lista de verificación de subtareas. Realmente solo necesitas agregar un título, todo lo demás es opcional, pero puede ser útil.

Una vez que tienes una lista de elementos, puedes cambiar su orden simplemente arrastrándolos y soltándolos, y marcar los elementos que completas con un clic del ratón. Por defecto, los elementos marcados permanecen en tu lista durante el resto del día, para darte una sensación de progreso y logro.

Mi opinión personal: Things 3 te permite capturar tareas de manera fluida tan pronto como las piensas. Me encanta poder arrastrar mis tareas en el orden en que las haré y poder ver las tareas que marco como completadas durante el resto del día me da una sensación de logro y impulso.

2. Seguimiento de tus proyectos

Cuando algo que necesitas hacer requiere más de un paso, es un proyecto. Enumerar todos los pasos necesarios para completar un proyecto es importante para la productividad. Simplemente poner tu proyecto en tu lista de tareas pendientes como un solo elemento puede llevar a la procrastinación: no puedes hacerlo en un solo paso y no siempre está claro por dónde empezar.

Supongamos que quieres pintar tu habitación. Ayuda hacer una lista de todos los pasos: elegir los colores, comprar pintura, mover los muebles, pintar las paredes. Simplemente escribir «Pintar habitación» no te animará a empezar, especialmente si ni siquiera tienes una brocha.

En Things, un proyecto es una lista única de tareas. Comienza con un título y una descripción, y puedes agrupar tus tareas añadiendo títulos. Si arrastras y sueltas un título en una ubicación diferente, todas las tareas asociadas se mueven con él.

A medida que marcas cada elemento completado, Things muestra un gráfico circular junto al título del proyecto para mostrar tu progreso.

Puede que tengas algunas tareas con múltiples pasos que no consideres que valga la pena convertir en proyectos. En este caso, es posible que te guste usar la función de lista de verificación de Things para añadir subtareas a un solo elemento de la lista de tareas pendientes.

Mi opinión personal: Me encanta la forma en que Things me permite gestionar los elementos más complicados de mi lista de tareas pendientes mediante el uso de proyectos y listas de verificación. Y la retroalimentación que me brinda sobre mi progreso es motivadora.

3. Seguimiento de tus fechas

No todas las tareas están asociadas con una fecha. Muchas tareas simplemente deben hacerse cuando puedas, preferiblemente en este siglo. Pero otras tareas están estrechamente vinculadas a fechas, y Things es muy flexible, ofreciendo varias formas de trabajar con ellas.

El primer tipo de fecha es el que todos esperamos: la fecha de vencimiento o plazo. Todos entendemos los plazos. Voy a visitar a mi madre el jueves para llevarle fotos de la boda de mi hija. Aún no he impreso las fotos, así que agregué esa tarea a mi lista de tareas pendientes y le puse como fecha límite este miércoles. No tiene sentido imprimirlas el viernes, eso es demasiado tarde.

Las fechas límite se pueden agregar a cualquier tarea o proyecto. La mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas hacen esto. Things va más allá al permitirte agregar algunos otros tipos de fechas de manera útil.

Mi favorita es la fecha de inicio. Algunas tareas que sigo en Things en realidad aún no se pueden comenzar. Eso incluye llamar a mi hermana por su cumpleaños, presentar mis impuestos y sacar los contenedores de basura.

Como no puedo hacer esas tareas aún, no quiero que obstruyan mi lista de cosas para hacer hoy, eso solo distrae. Pero tampoco quiero olvidarme de ellas. Así que agrego una fecha al campo «Cuándo» y no veré la tarea hasta entonces.

Agrego una fecha de inicio para el próximo lunes para sacar la basura y no veré la tarea en mi lista de Hoy hasta entonces. Llamar a mi hermana no aparecerá hasta su cumpleaños. Lo único que veo en mi lista son las tareas en las que puedo actuar hoy. Eso es útil.

Otra función útil de fechas son los recordatorios. Después de establecer una fecha de inicio, puedo hacer que Things me muestre una notificación para recordarme en un momento determinado.

Y finalmente, si una tarea se repite a intervalos regulares, puedo crear una tarea repetitiva.

Estas tareas pueden repetirse diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, y tienen fechas límite y recordatorios asociados. Las tareas pueden repetirse después de la fecha de inicio o de finalización.

Un último punto sobre las fechas: Things puede mostrar eventos de tu calendario junto con tus tareas pendientes para el mismo día. Eso me resulta realmente útil.

Mi opinión personal: Me encanta cómo Things me permite trabajar con fechas. Si no puedo comenzar una tarea aún, no la veo. Si algo está vencido o atrasado, Things lo deja claro. Y si me preocupa olvidar algo, puedo establecer un recordatorio.

4. Organiza tus tareas y proyectos

Una vez que comiences a usar Things para organizar cada parte de tu vida, puedes llenarlo con cientos, o incluso miles, de tareas. Eso puede salirse de control rápidamente. Necesitas una forma de agrupar y organizar tus tareas. Things te permite hacer esto con áreas y etiquetas.

Un Área de enfoque no es solo una forma de organizar tus tareas, es una forma de definirte a ti mismo. Crea un área para cada rol en tu carrera y vida privada. He creado áreas para cada uno de mis roles laborales, así como Personal, Familia, Mantenimiento del hogar, Tecnología y Ciclismo. No solo me permite categorizar mis tareas de manera lógica, sino que también es una ayuda para asegurarme de ser responsable y minucioso en todos mis roles.

Un área puede incluir tanto tareas como proyectos, y cualquier proyecto asociado con un área se muestra debajo en el panel izquierdo pero se puede colapsar.

Cada tarea y proyecto se puede organizar aún más con una serie de etiquetas. Cuando le das una etiqueta a un proyecto, cualquier tarea en ese proyecto también recibirá automáticamente la etiqueta. Las etiquetas se pueden organizar jerárquicamente.

Puedes usar etiquetas para organizar tus tareas de muchas formas diferentes. Pueden darle a tus tareas contextos (como teléfono, correo electrónico, hogar, trabajo, espera) o asociarlas con personas. Puedes agregar prioridades o indicar la cantidad de esfuerzo o tiempo requerido para completar una tarea o proyecto. Tu imaginación es el único límite.

Las etiquetas se muestran en burbujas grises junto a cada elemento. Una lista de etiquetas utilizadas aparece en la parte superior de cada vista, que puedes usar para filtrar tu lista.

Entonces, si tengo ganas de hacer llamadas telefónicas, puedo simplemente listar las llamadas que necesito hacer. Si es justo después del almuerzo y no me siento enérgico, puedo simplemente listar las tareas fáciles, como en esta captura de pantalla.

Mi opinión personal: Utilizo tanto áreas como etiquetas para organizar mis tareas. Las áreas agrupan tareas y proyectos según mis roles y las etiquetas describen e identifican los elementos de manera flexible. Organizo cada tarea por área, pero solo agrego etiquetas cuando tiene sentido.

5. Decidir qué hacer hoy

Cuando estoy trabajando, paso la mayor parte de mi tiempo en la lista de Hoy de Things. En esta vista, puedo ver cualquier tarea que esté vencida o pendiente, así como otras tareas que he marcado específicamente como para hoy. Puede que haya revisado todas mis tareas e identificado las que quiero hacer hoy, o en el pasado, puede que haya pospuesto una tarea diciendo que no puedo comenzarla hasta la fecha de hoy.

Tengo la opción de cómo se muestra mi lista de Hoy. Puede tener una sola lista donde puedo arrastrar manualmente los elementos en el orden en que quiero hacerlos, o sublistas para cada área, de modo que las tareas de cada uno de mis roles estén agrupadas.

A lo largo de los años he utilizado ambos métodos, y actualmente estoy agrupando mis tareas de Hoy por rol. También hago que Things muestre los elementos de mi calendario para hoy en la parte superior de la lista.

Una característica útil agregada a Things 3 es la capacidad de listar algunas tareas en tu lista de Hoy para hacer Esta Noche. De esta manera, las cosas que planeas hacer después del trabajo no se acumulan en tu lista.

Mi opinión personal: La lista de Hoy puede ser mi función favorita en Things. Significa que una vez que comienzo a trabajar, puedo seguir trabajando porque todo lo que necesita hacer está justo frente a mí. También significa que es menos probable que me pierda los plazos.

6. Mantén un registro de lo que está en el camino

Me encanta que Things me permita hacer un seguimiento de las cosas que quiero hacer en el futuro sin llenar mi lista de tareas de trabajo. Cuando estoy trabajando duro, están fuera de mi vista y no son una distracción. Pero cuando estoy planeando o revisando mis tareas, puedo ver todo.

Things ofrece vistas específicas para esto:

  • La vista Próximas me muestra un calendario de tareas que tienen una fecha asociada, ya sea una fecha límite o una fecha de inicio.
  • La vista En cualquier momento me muestra una lista de mis tareas que no están asociadas con una fecha, agrupadas por proyecto y área.
  • La vista Algún día muestra las tareas que aún no he decidido hacer, pero que tal vez haga algún día. Más sobre esto a continuación.

La función Algún día de Things te permite hacer un seguimiento de las tareas y proyectos que tal vez hagas algún día sin llenar tu lista de trabajo. En un proyecto, estos elementos se muestran en la parte inferior de la lista y tienen una casilla de verificación que es un poco menos visible.

En un área, los elementos de Algún día tienen su propia sección en la parte inferior de la lista. En ambos casos, hacer clic en «Ocultar elementos posteriores» los saca de tu campo de visión.

Mi opinión personal: Tal vez algún día viaje al extranjero. Quiero hacer un seguimiento de metas como esa en Things, para poder revisarlas de vez en cuando y eventualmente comenzar a actuar sobre ellas. Pero no quiero que me distraigan cuando estoy trabajando duro. Things maneja adecuadamente estos elementos de «algún día».

Razones detrás de mis calificaciones

Características: 5/5

Things tiene más características que la mayoría de sus competidores y las implementa de manera flexible para que puedas usar la aplicación de la manera que te convenga. La aplicación es rápida y receptiva, por lo que no te atascan al organizarte.

Precios: 4.5/5

Things no es barato. Pero ofrece una amplia gama de características y facilidad de uso que las opciones gratuitas no ofrecen, y es significativamente menos costoso que OmniFocus Pro, su rival más cercano.

Fácil de usar: 5/5

Las extensas características de Things se presentan de una manera fácil de usar, con muy poca configuración necesaria.

Soporte: 5/5

La página de soporte en el sitio web de Things contiene una guía rápida para aprovechar al máximo la aplicación, así como una base de conocimientos de artículos con las categorías Primeros pasos, Consejos y trucos, Integración con otras aplicaciones, Things Cloud y Solución de problemas.

En la parte inferior de la página, hay un botón que lleva a un formulario de soporte, y el soporte también está disponible por correo electrónico. Nunca he necesitado contactar a Cultured Code para obtener soporte, por lo que no puedo comentar sobre su capacidad de respuesta.

Alternativas a Things 3

OmniFocus ($39.99, Pro $79.99) es el principal competidor de Things y es perfecto para usuarios avanzados. Para aprovechar al máximo esta aplicación, necesitarás la versión Pro e invertir tiempo en configurarla. Dos características significativas que OmniFocus ofrece y que Things no tiene son la capacidad de definir perspectivas personalizadas y la opción de que un proyecto sea secuencial o paralelo.

Todoist (gratis, Premium $44.99/año) te permite organizar tus tareas con proyectos y metas, y compartirlos con tu equipo o familia. Para cualquier uso más avanzado, deberás suscribirte a la versión Premium.

Apple Reminders se incluye de forma gratuita con macOS y ofrece funciones básicas. Te permite crear tareas con recordatorios y compartir tus listas con otros. Su integración con Siri es útil.

Veredicto final

Según el sitio web oficial, Cultured Code describe Things como un «gestor de tareas que te ayuda a alcanzar tus objetivos». Es una aplicación para Mac que te permite listar y gestionar las cosas que tienes que hacer, llevándolas hacia su finalización.

El sitio web también menciona que es una aplicación galardonada, y ciertamente ha captado mucha atención. Ha recibido tres Apple Design Awards, ha sido promocionada como Elección del Editor en la App Store, ha sido incluida en el Salón de la Fama de la App Store y ha recibido los premios Elección del Editor de MacLife y Macworld. En SoftwareHow la nombramos ganadora de nuestra recopilación de la Mejor Aplicación de Lista de Tareas.

Entonces, si estás buscando un gestor de tareas de calidad, este es uno para considerar. Tiene todas las características que probablemente necesites e las implementa de manera flexible que se adapta a tu flujo de trabajo, al mismo tiempo que es rápido y receptivo. Esa es una combinación ganadora.